Nu tijdelijk: Verleng gratis je proefperiode ⏰

Alle tijd om MICE te proberen met een extra lange proefperiode. Klik hier om je aan te melden.

Communicatie bij evenementen; van aanvraag tot evaluatie

Geplaatst op 10-09-2018 door Dennis de Kort

Om een succesvol evenement te organiseren moet de communicatie van begin tot eind goed verlopen. Niet alleen tijdens het evenement, maar vooral in de voorbereidingen en de evaluatie.

Een evenement begint bij de eerste stap, de kennismaking met de locatie of organisatie en de opdrachtgever. Vele denken dat dit begint met de eerste keer fysiek contact maar er gaat natuurlijk meer aan vooraf. Hoe komt de opdrachtgever in contact met jou? Het overgrote deel gaat tegenwoordig via internet. Zorg dus voor een goede website met een eenvoudige manier van contact leggen. Toon duidelijke informatie dat van belang is voor het evenement waar de opdrachtgever naar op zoek is. Bijna niemand vult meer het standaard contact formuliertje in. Om geen potentiële opdrachtgevers op je website te verliezen heeft MICE Operations de oplossing ontwikkeld; de aanvraagmodule.

Na de aanvraag is het tijd voor een persoonlijke kennismaking, nodig de opdrachtgever uit voor een bezichtiging zo zien ze de mogelijkheden in het echt. Zorg ervoor dat je duidelijke voorbeelden kan laten zien van het meubilair en catering. Bespreek het evenement stap voor stap, van activiteit van activiteit. Neem het vervolgens door met de betrokken collega’s zodat ze hun expertise erop los kunnen laten.

Als het evenement is uitgewerkt en de opdrachtgever het akkoord heeft gegeven is het tijd voor de voorbereidingen. De informatie wordt besproken met de betrokken afdelingen zodat ze tot in de puntjes de voorbereidingen kunnen treffen. Aanpassingen zijn er altijd, zorg ervoor dat iedereen hiervan de hoogte wordt gehouden, zo voorkom je verrassingen, die grote organisatorische en financiële problemen kunnen veroorzaken.

Als de voorbereidingen goed verlopen zijn en het evenement besproken is met de verantwoordelijke personen zullen er bij de uitvoering niet veel verrassingen zijn. 

Tot slot; de evaluatie. Benoem de positieve en negatieve punten van het evenement en bespreek de oplossingen zowel intern als met de opdrachtgever. Door dit zorgvuldig met de opdrachtgever te doen is de kans vele malen groter dat het volgende evenement weer bij jullie wordt georganiseerd.

De bovengenoemde processen worden ondersteund en geprofessionaliseerd door MICE Operations. Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen? Bekijk de functionaliteiten en neem contact met ons op.

Bekijk ons blog voor meer informatie