Ria Joosten Catering & Events
Ria Joosten Catering & Events s’appuie sur MICE pour assurer une planification d’événements fluide sur plusieurs sites.
Ria Joosten Catering & Events est depuis longtemps un nom bien connu dans le secteur de l’hôtellerie et de l’événementiel. Ce qui n’était au départ qu’une modeste entreprise de restauration et d’événementiel s’est développée pour devenir une structure proposant une offre complète, avec un large portefeuille de lieux, qu’ils soient en propre ou en partenariat. Qu’il s’agisse d’un mariage romantique au charmant Kasteel Eyckholt ou d’un événement d’entreprise au Café Ipanema, l’équipe de Ria Joosten transforme chaque occasion en une expérience inoubliable.
Chez Ria Joosten Catering & Events, tout est axé sur la personnalisation. Forte d’un personnel de plus de 100 personnes, l’entreprise vise la perfection pour chaque événement, de la proposition initiale au nettoyage final. Cet engagement leur permet de toujours aller plus loin pour leurs invités.
Mais à mesure que le nombre de sites augmentait, il devenait de plus en plus difficile de tout organiser. Lorsque Ria Joosten a repris la gestion de la Villa Flora Brightlands à Venlo fin 2023, elle s’est rendu compte que la méthode de travail actuelle n’était plus suffisante. La communication entre les équipes, la gestion des propositions et le suivi des plannings : tout cela nécessitait davantage de structure pour les trois sites que sont Ipanema, Kasteel Eyckholt et Brightlands. La solution ? Le logiciel de MICE Operations.
Une vue d’ensemble claire de tous les événements
Alors qu’auparavant, l’élaboration des devis et des plannings prenait beaucoup de temps, tout peut désormais être géré efficacement en un seul endroit, grâce à MICE. « Dans ce secteur, il faut être capable de réagir rapidement », explique Ria. « MICE nous aide énormément à répondre rapidement et avec précision aux besoins de nos clients. »
La fonctionnalité « calendrier » nous est d’une aide précieuse. Elle permet d’éviter les doubles réservations et supprime automatiquement les options périmées de l’agenda.
Grâce à MICE, Ria et son équipe veillent au bon déroulement de chaque événement. Les propositions sont élaborées et envoyées en un clin d’œil, les plannings sont facilement établis et partagés au sein de l’équipe, et diverses Intégrations leur permettent de travailler en toute fluidité avec différents systèmes, tels que les logiciels de comptabilité. « De plus, la fonctionnalité de calendrier nous est d’une aide inestimable », souligne Ria. « Elle permet d’éviter les doubles réservations et supprime automatiquement les options expirées de l’agenda. »
Le logiciel soutient tous les services et est largement utilisé par différentes équipes sur divers sites. Par exemple, au Café Ipanema, deux commerciaux utilisent MICE pour gérer les détails de chaque événement. De même, à (Villa Flora) Brightlands, plusieurs personnes utilisent le logiciel. Les listes de tâches et les plannings générés automatiquement dans MICE simplifient la collaboration et permettent au responsable de l’événement de se mettre immédiatement au travail.
L’automatisation, l’avenir de la planification d’événements
L’intégration de MICE a non seulement optimisé les processus actuels, mais elle constitue également une base solide pour la croissance future. Pour l’avenir, Ria Joosten est convaincue que l’automatisation permettra à l’équipe de continuer à collaborer efficacement, même à mesure que l’entreprise se développe. « Le logiciel est si intuitif que n’importe quel membre de l’équipe peut l’utiliser », explique Ria. « Grâce à MICE, nous pouvons désormais réagir beaucoup plus rapidement. Cela nous permet de nous concentrer pleinement sur les détails qui font d’un événement un moment unique. »
Grâce à MICE, nous pouvons désormais réagir beaucoup plus rapidement. Cela nous permet de nous concentrer pleinement sur les détails qui font d'un événement un moment unique.
