De Avenue
Dans les coulisses du Théâtre De Avenue : voici comment ils s'organisent grâce à MICE.
Le
De Avenue, situé à Breda, a ouvert ses portes en 1996 en tant que théâtre proposant des dîners-spectacles. Cinq jours par semaine, il a accueilli des dîners-spectacles jusqu’en 2017. Au fil du temps, De Avenue s’est transformé en un lieu événementiel polyvalent, accueillant non seulement des dîners-spectacles, mais aussi des concerts de jazz, des fêtes d’entreprise, des mariages, des galas étudiants et bien plus encore. Une chose reste toujours la même : chaque événement est unique.
Pas de formules standard, pas de scénarios tout prêts : chez De Avenue, chaque événement est pensé sur mesure. Et cela ne peut fonctionner que si tout est soigneusement organisé en coulisses. C'est pourquoi, depuis 2020, l'entreprise utilise le logiciel de MICE Operations.
Tout est une question de clarté – et cela commence par la planification d'événements
« Si ce n’est pas dans MICE, c’est comme si ça n’avait pas eu lieu. » Ralph, la force créative derrière les événements de De Avenue, résume la situation en quelques mots. Alors qu’elle était autrefois confrontée à des documents éparpillés et à des plannings confus, l’équipe travaille désormais à partir d’un système unique. « Et cela change tout. »
Chez De Avenue, il n’y a pas deux jours qui se ressemblent. Un instant, c’est un mariage, l’instant d’après, un dîner-spectacle ou une soirée d’entreprise. C’est pourquoi un planning clair est essentiel. Tout – vraiment tout – est consigné dans MICE. De l’équipe commerciale aux responsables de salle en passant par les techniciens : tout le monde travaille à partir du même système. Pourquoi est-ce si important ? Ralph explique : « Si j’envoie une proposition par e-mail, je suis le seul à en avoir connaissance. Mais si je programme une conférence dans trois semaines, le planificateur du personnel doit en être informé immédiatement. Grâce à MICE, tout le monde est toujours au courant. »
Chacun travaille dans MICE en fonction de son rôle
Avec autant de personnes sur un même système, il faut gérer intelligemment les accès et les rôles d'utilisateur. « Pour le responsable de salle, le montant payé pour une soirée n’a pas d’importance, mais il doit savoir exactement ce que prévoit le scénario de l’événement », explique Ralph. « L’équipe commerciale et le comptable doivent avoir accès à tout ce qui concerne les devis et les factures, tandis qu’un stagiaire peut se contenter de vérifier la disponibilité des salles. » Grâce aux Rôles d’utilisateur dans MICE, chacun a accès aux informations dont il a besoin.
Un système qui regroupe les devis, les scripts, les factures et le planning des salles : c'est vraiment inestimable.
Ce qui n’était autrefois qu’un véritable chaos de documents et de systèmes éparpillés est désormais un processus rationalisé. « Un système unique où sont regroupés les devis, les scripts, les factures et le planning des salles, c’est vraiment inestimable. Cela rend quatre processus, répartis dans nos cinq services, bien plus efficaces », explique Ralph.
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De la réactivité à la proactivité
De Avenue ne se concentre pas uniquement sur l’actualité, mais s’attache également à remplir son agenda pour l’avenir. Cela nécessite une stratégie intelligente. À l’automne, sa programmation habituelle remplit l’agenda, mais comment s’assurer que les autres mois soient bien réservés ? Il faut mener une politique d’acquisition active.
Auparavant, l’équipe travaillait principalement de manière réactive : le téléphone sonnait, une demande arrivait, et l’équipe s’en occupait. Mais désormais, elle recherche activement des opportunités. Grâce au système CRM, l’équipe peut réagir rapidement aux tendances et démarcher des clients potentiels au moment opportun. « Une entreprise qui a fêté un anniversaire chez nous il y a cinq ans pourrait souhaiter renouveler l’expérience », explique Ralph. « Avec MICE, nous pouvons facilement retrouver ces informations dans le système et assurer un suivi proactif. » Grâce à une planification intelligente des tâches, le service commercial reçoit automatiquement un rappel pour reprendre contact avec d’anciens clients au moment opportun.
Une entreprise qui a fêté un anniversaire avec nous il y a cinq ans pourrait souhaiter renouveler l'expérience. Grâce à MICE, nous pouvons facilement retrouver ces informations dans le système et assurer un suivi proactif.
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MICE permet également de mieux cerner les tendances. Quelles sont les périodes les plus chargées ? Quelle est la valeur moyenne d’un devis ? Combien de devis aboutissent réellement à une signature ? « Nous disposons déjà d’une grande quantité de données dans MICE », explique Ralph. « Il s’agit désormais de les exploiter de manière stratégique. Nous avons une meilleure vue d’ensemble de ce qui fonctionne et à quel moment. Cela nous permet de travailler de manière plus stratégique et de prendre des décisions fondées sur les données. »
Se 
développer, organiser plus souvent et proposer davantage d’événements
De Avenue souhaite continuer à faire ce qu’elle fait de mieux, mais à plus grande échelle, plus fréquemment et avec davantage d’événements. Avec deux salles qui ne peuvent être utilisées qu’une seule fois par soirée, tout repose sur la planification intelligente d'événements afin de tirer le meilleur parti de chaque soirée. Cela implique de cibler le bon public, de proposer des productions impressionnantes et de veiller à ce que chaque événement soit parfait jusque dans les moindres détails. MICE les aide dans cette démarche. Le logiciel facilite non seulement les opérations quotidiennes, mais offre également des informations sur les tendances à long terme et les opportunités de croissance.
