De Avenue
Bag kulisserne på Theater De Avenue: Sådan holder de styr på tingene med MICE.
De Avenue i Breda åbnede i 1996 som et teater med middagsforestillinger. Fem dage om ugen afholdt de middagsforestillinger indtil 2017. Med tiden udviklede De Avenue sig til et alsidigt eventsted, der ikke kun afholder middagsforestillinger, men også jazzkoncerter, firmafester, bryllupper, studentergalaer og meget mere. Én ting forbliver altid den samme: hvert arrangement er unikt.
Ingen standardpakker, ingen færdige manuskripter; hos De Avenue handler hvert arrangement om skræddersyede løsninger. Og det kan kun fungere, hvis alt bag kulisserne er omhyggeligt organiseret. Derfor har de siden 2020 brugt softwaren fra MICE Operations.
Det handler om klarhed – og det starter med eventplanlægning
"Hvis det ikke står i MICE, er det ikke sket." Ralph, den kreative drivkraft bag De Avenues arrangementer, siger det kort og godt. Hvor de før kæmpede med spredte dokumenter og forvirrende tidsplaner, arbejder teamet nu ud fra ét enkelt system. "Og det ændrer alt."
Hos De Avenue er ingen dage ens. Det ene øjeblik er der et bryllup, det næste er der en middagsforestilling eller en firmafest. Derfor er en overskuelig tidsplan afgørende. Alt – virkelig alt – dokumenteres i MICE. Fra salgsteamet til salgsledere og håndværkere: alle arbejder ud fra det samme system. Hvorfor er det så vigtigt? Ralph forklarer: »Hvis jeg sender et tilbud via e-mail, er det kun mig, der ved besked. Men hvis jeg planlægger en konference om tre uger, skal personaleplanlæggeren se det med det samme. Gennem MICE er alle altid på forkant med udviklingen.«
Alle arbejder i MICE ud fra deres rolle
Med så mange mennesker i ét system er det nødvendigt at administrere adgang og Brugerroller på en smart måde. »For afdelingslederen er det ikke relevant, hvad der er betalt for en fest, men vedkommende skal vide præcis, hvad der står i programmet for arrangementet,« siger Ralph. »Salgsteamet og regnskabsmedarbejderen skal kunne se alt, der vedrører tilbud og fakturaer, mens en praktikant måske kun skal tjekke, om der er ledige lokaler.« Takket være brugerrollerne i MICE har alle adgang til de oplysninger, de har brug for.
Et system, hvor tilbud, manuskripter, fakturaer og lokalets tidsplan samles ét sted – det er virkelig uvurderligt.
Det, der før var et kaotisk virvar af spredte dokumenter og systemer, er nu blevet til én strømlinet proces. »Ét system, hvor tilbud, manuskripter, fakturaer og lokalitetsplanen samles – det er virkelig uvurderligt. Det gør fire processer på tværs af vores fem afdelinger langt mere effektive,« siger Ralph.
Teksten fortsætter under billedet. ⤵️
Fra reaktiv til proaktiv
De Avenue fokuserer ikke kun på aktuelle begivenheder, men også på at fylde kalenderen for fremtiden. Det kræver en smart strategi. Om efteråret fylder deres faste program kalenderen, men hvordan sikrer man, at de øvrige måneder også er godt bookede? Det kræver aktiv kundepåfang.
Tidligere arbejdede de hovedsageligt reaktivt: telefonen ringede, der kom en forespørgsel, og teamet tog sig af den. Men nu søger de aktivt efter muligheder. Takket være CRM-systemet kan teamet hurtigt reagere på tendenser og henvende sig til potentielle kunder, når det er relevant. »En virksomhed, der fejrede et jubilæum hos os for fem år siden, vil måske gerne fejre det hos os igen,« siger Ralph. »Med MICE kan vi nemt finde den information i systemet og følge op proaktivt.« Med intelligent opgavestyring får salgsafdelingen automatisk en påmindelse om at genoptage kontakten med gamle kontakter på det rigtige tidspunkt.
En virksomhed, der fejrede et jubilæum sammen med os for fem år siden, vil måske gerne fejre det sammen med os igen. Med MICE kan vi nemt finde disse oplysninger i systemet og følge op på det proaktivt.
Læs mere om vores CRM-system til eventlokaler.
MICE hjælper også med at få bedre indsigt i tendenser. Hvilke perioder er de travleste? Hvad er den gennemsnitlige værdi af et tilbud? Hvor mange tilbud bliver der rent faktisk indgået? »Vi har allerede en masse data i MICE,« siger Ralph. »Nu handler det om at bruge dem strategisk. Vi har et bedre overblik over, hvad der virker, og hvornår. Det giver os mulighed for at arbejde mere strategisk og træffe datadrevne beslutninger.”
Større, oftere og med flere arrangementer
De Avenue vil fortsætte med at gøre det, de er bedst til, men i større skala, oftere og med flere arrangementer. Med to lokaler, der kun kan bruges én gang om aftenen, drejer alt sig om smart Eventplanlægning for at få det maksimale ud af hver aften. Det betyder at målrette mod den rigtige målgruppe, levere imponerende produktioner og sikre, at hvert arrangement er perfekt ned til mindste detalje. MICE hjælper med dette. Softwaren understøtter ikke kun den daglige drift, men giver også indsigt i langsigtede tendenser og vækstmuligheder.
