Better Meetings
Better Meetings allie numérisation et hospitalité
Chez Better Meetings, tout tourne autour des rencontres enrichissantes. Situé dans un bâtiment historique au cœur de la forêt d’Utrechtse Heuvelrug, ce lieu de réunion offre un cadre chaleureux et inspirant. Le service personnalisé est une priorité absolue, mais il est toujours associé à l’efficacité de la numérisation. En tant qu’organisation fière de son statut B-Corp, dotée d’une vision durable et d’un sens aigu du détail, Better Meetings veille à ce que son équipe puisse travailler de manière optimale et à ce que les invités se sentent toujours comme chez eux.
Depuis 2021, Better Meetings utilise le logiciel MICE Operations, et cela a changé la donne. « Avant, nous faisions tout manuellement », explique Renate, coordinatrice commerciale chez Better Meetings. « De la création des plannings et des fiches de cuisine au suivi des informations clients, cela prenait énormément de temps. » Il était donc temps de changer. Après avoir étudié différents systèmes, l’entreprise a choisi MICE Operations. La transition vers cette nouvelle méthode de travail s’est déroulée sans heurts. « L’équipe a dû s’habituer aux nouvelles listes de cuisine et aux nouveaux plannings, mais grâce à des conseils adaptés et à des sessions de mise en œuvre, nous avons rapidement gagné en efficacité », explique Renate.
Une approche personnalisée, même
en ligne : le module de demande en ligne disponible sur le site web de Better Meetings permet aux clients d’organiser eux-mêmes leurs réunions et d’indiquer facilement leurs préférences. Coordonnées des clients, demandes supplémentaires, plannings… tout est parfaitement organisé. Grâce à ces demandes structurées, les plannings sont générés en un clin d’œil. « Si un client sélectionne des options supplémentaires comme des smoothies ou des en-cas, celles-ci apparaissent automatiquement dans le planning. Cela nous fait gagner du temps et nous permet de ne rien oublier. De plus, c’est un excellent moyen de proposer des ventes incitatives ! », explique Renate.
Le logiciel ne cesse d'évoluer, ce qui rend notre processus de planification plus simple et plus efficace.
Parfois, le module de réservation donne lieu à des choix surprenants. « Certains clients sélectionnent toutes les options supplémentaires possibles : en-cas, smoothies, boissons… C’est dans ces moments-là que je les appelle pour vérifier ce qui correspond vraiment à leurs besoins. Je préfère leur donner de bons conseils personnalisés plutôt que de générer des déchets inutiles ! »
Grandir ensemble avec 
MICE Better Meetings cherche constamment à optimiser son flux de travail et apprécie que MICE partage cette même philosophie. « Le logiciel ne cesse d’évoluer, ce qui rend notre processus de planification plus simple et plus efficace. Et si jamais je rencontre un problème ? Il me suffit d’utiliser la fonction de chat. L’assistance rapide et personnalisée de MICE est fantastique. »
Grâce à MICE Operations, Better Meetings allie en toute fluidité un accueil personnalisé à un flux de travail intelligent. Moins de tâches administratives, plus de temps pour créer de véritables liens.
