Vergulden Eenhoorn
Vergulden Eenhoorn dispose de plus de temps pour se consacrer à ses clients, grâce au secteur MICE
restaurant et lieu événementiel Vergulden Eenhoorn est une ferme urbaine classée monument historique située au cœur d'Amsterdam. Niché dans un cadre verdoyant unique doté d'un grand jardin, il accueille divers événements. Il dispose également du Hooiberg, un espace séparé pouvant être loué, ainsi qu'un charmant hôtel-boutique de quatre chambres.
Dans le domaine des MICE Operations, Vergulden Eenhoorn a trouvé la solution pour rationaliser l'organisation de ses événements, réunions et mariages. Auparavant, l'entreprise utilisait différents logiciels, ce qui entraînait une certaine confusion administrative. « Nous recherchions un outil plus structuré qui permettrait de tout regrouper en un seul et même endroit », explique Guido, responsable commercial. « MICE répond parfaitement à ce besoin. »
Du chaos administratif à l’efficacité
Auparavant, l’organisation d’événements était bien plus compliquée. « Avant de commencer à utiliser MICE, nous avions constaté que nous travaillions moins efficacement que nous ne l’aurions souhaité », explique Guido. « Nous recevions des demandes par toutes sortes de canaux : par e-mail, via notre brochure ou par téléphone. Il arrivait souvent qu’il faille de trop nombreux échanges pour cerner les besoins de nos clients. »
Grâce à MICE, nous avons automatisé de nombreux processus, ce qui nous a permis de gagner beaucoup de temps. Nous disposons désormais de plus de temps pour nous consacrer à nos clients.
MICE Operations a changé la donne. « Tout est désormais centralisé et structuré », explique Guido. « Nous pouvons facilement établir des devis, gérer les Réservations, créer des listes d'invités et envoyer des factures. Cela nous fait gagner beaucoup de temps. »
Bobbe, responsable du restaurant et de l'organisation d'événements chez Vergulden Eenhoorn, ajoute : « Nous recevons beaucoup de clients qui souhaitent effectuer une Réservation. Grâce à MICE, nous pouvons désormais présenter facilement notre offre via le module de demande en ligne disponible sur notre site web. Cela permet aux clients de découvrir toutes les options que nous proposons, de consulter nos tarifs et d'effectuer une Réservation. C'est très simple d'utilisation pour les clients. »
Grâce au module de demande en ligne, nous pouvons désormais présenter facilement nos offres. Les clients peuvent consulter toutes les options en toute simplicité, demander un devis et effectuer une Réservation. Cet outil est très convivial pour les clients.
Les avantages ne se limitent pas à la simplicité d'utilisation. « MICE permet d'adapter l'expérience au type d'événement », explique Guido. « Pour les mariages, nous souhaitons proposer une offre plus complète et personnalisée, tandis que pour une réunion, un ton plus professionnel est préférable. »
« MICE nous aide à optimiser l’expérience client en toute simplicité », conclut Bobbe. « Les besoins d’un couple de mariés sont différents de ceux d’un client professionnel. Grâce à MICE, nous pouvons facilement nous adapter. »
Une collaboration 
améliorée
Grâce à MICE, la collaboration entre les différents services de Vergulden Eenhoorn s’est également améliorée. « Nous organisons toujours une réunion hebdomadaire pour passer en revue les réservations », explique Guido. « Nous passons en revue toutes les réservations pour la semaine et demie à venir, en collaboration avec les collègues du bureau, de la salle, de la cuisine et le propriétaire. Chaque service dispose de sa propre liste de tâches dans MICE. Si nous apportons une modification de dernière minute, celle-ci est immédiatement communiquée aux services concernés. Ainsi, toutes les communications relatives à un événement sont regroupées dans MICE. Cela fonctionne très bien et c’est très clair. »
MICE offre à nos clients une expérience sur mesure tout au long du processus, de la demande à l'évaluation. En interne, MICE nous apporte une vue d'ensemble, plus d'efficacité et davantage de temps à consacrer à nos clients et à nos invités.
