Gazon Gent
Traiter davantage de demandes sans charge de travail supplémentaire : voici comment Gazon Gent fonctionne avec MICE Operations.
Chez Gazon Gent, chaque jour est différent. Avec plusieurs espaces au sein d’un même site et une capacité d’accueil pouvant atteindre 1 500 personnes par jour, l’offre s’étend des funérailles aux événements d’entreprise, en passant par les barbecues et les mariages. Cela nécessite un processus commercial aussi flexible que les événements organisés sur place.
« En réalité, nous disposons de plusieurs espaces au sein d’un même lieu », explique Asger, cofondateur de Gazon Gent. « Cela rend notre offre incroyablement variée. Mais cela signifie aussi que nous avons besoin d’une structure dans notre processus de vente. » Ce besoin est devenu encore plus pressant à mesure que le lieu continuait de se développer.
Des simples devis à un processus professionnel Auparavant
, l’équipe utilisait un autre logiciel comme CRM. Celui-ci fonctionnait bien comme outil de devis, mais offrait un soutien limité pour l’ensemble du processus de vente. « C’était essentiellement juste un outil de devis. Mais dès que l’on se développe et que de nouveaux collaborateurs rejoignent l’équipe, on ne peut plus se fier à son intuition », explique Asger.
Avec plusieurs collaborateurs, un nombre croissant de demandes et un deuxième site à Anvers, il est devenu évident qu’ils avaient besoin d’un système capable d’évoluer au même rythme qu’eux. « On ne peut pas continuer à fonctionner avec des “tu peux t’en occuper ?” et des “je m’en charge”. Quand on grandit, il faut un processus clair que tout le monde suit. »
Lorsque votre entreprise se développe, il est indispensable de mettre en place un processus clair que tout le monde respecte.
Le client remplit lui-même son « panier ». L’une
des principales raisons pour lesquelles ils ont choisi MICE Operations comme nouveau logiciel principal était l’outil de demande de devis en ligne. « Nous proposons de nombreuses formules et options différentes », explique Asger. « Grâce à MICE, les clients peuvent en quelque sorte remplir leur panier comme dans une boutique en ligne. Cela nous évite d’emblée de nombreux e-mails et garantit que la demande nous parvient de manière beaucoup plus complète. » Pour
les demandes plus importantes, telles que des événements réunissant 1 000 personnes, Gazon Gent lance le processus directement dans MICE afin de préserver la structure. Les événements de moindre envergure sont traités via l’outil de demande de devis, déjà structurés et prêts à faire l’objet d’un suivi.
Grâce à MICE, les clients peuvent en quelque sorte remplir leur panier comme sur une boutique en ligne. Cela nous évite d'emblée de nombreux e-mails et garantit que la demande nous parvienne de manière bien plus complète.
Une source unique d’informations fiables pour toute l’équipe. Avec
trois membres actifs au sein de l’équipe commerciale, il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble claire. « Le grand avantage, c’est que tout le monde peut consulter les conversations. Si quelqu’un dit : “C’est ce dont nous avions convenu”, nous pouvons simplement vérifier ce qui a réellement été discuté. » MICE
facilite également les opérations quotidiennes. « Il y a un iPad dans la cuisine où l’équipe peut consulter les accords et les détails des événements. Toute l’équipe travaille ensemble dans MICE, chacun avec ses propres rôles d’utilisateur. »
Un gain de temps qui porte
immédiatement ses fruits. Pour Gazon Gent, le principal avantage réside dans la rapidité et le suivi. Asger est formel quant à l’impact sur l’efficacité : « Nous disposons désormais d’un flux de travail clair. Comme les demandes nous parviennent plus complètes et que les devis sont envoyés plus rapidement, nous gagnons beaucoup de temps. Cela compense déjà largement le coût de MICE. »
À cela s’ajoute l’image professionnelle que nous renvoyons à nos clients. « Comme tout peut être envoyé avec notre propre identité visuelle, cela donne une impression de grand professionnalisme. C’est important pour nos clients. »
Comme les demandes nous parviennent déjà complètes et que les devis sont envoyés plus rapidement, nous gagnons beaucoup de temps.
Pour les établissements qui n’utilisent pas encore MICE, Asger a un conseil pratique : « Mesurez le temps que vous passez à répondre aux e-mails en indiquant “voici nos options”. Vous pouvez déjà gagner énormément de temps sur ce point grâce à MICE. » Et
pour les établissements disposant de plusieurs espaces ? « La structure offerte par MICE est indispensable. Surtout si vous proposez des Formules forfaitaires et traitez des volumes importants. »
