Gazon Gent
Behandling af flere forespørgsler uden ekstra arbejde: Sådan arbejder Gazon Gent med MICE Operations.
Hos Gazon Gent er ingen dage ens. Med flere underlokaler på samme sted og en kapacitet på op til 1.500 gæster om dagen spænder tilbuddet fra begravelser til firmaarrangementer og fra grillfester til bryllupsfester. Det kræver en salgsproces, der er lige så fleksibel som de arrangementer, der afholdes på stedet.
»Vi har faktisk flere lokaler samlet under ét tag,« siger Asger, medstifter af Gazon Gent. »Det gør vores tilbud utroligt mangfoldigt. Men det betyder også, at vi har brug for struktur i vores salgsproces.« Dette behov blev endnu mere presserende, efterhånden som stedet fortsatte med at vokse.
Fra simple tilbud til en professionel proces
Tidligere brugte teamet en anden software som CRM-system. Den fungerede godt som tilbudsværktøj, men tilbød kun begrænset støtte til hele salgsprocessen. »Det var dybest set bare et tilbudsværktøj. Men når man vokser, og nye teammedlemmer kommer til, kan man ikke længere stole på mavefornemmelsen,« forklarer Asger.
Med flere teammedlemmer, flere indkommende henvendelser og en anden afdeling i Antwerpen blev det klart, at de havde brug for et system, der kunne skaleres i takt med dem. »Man kan ikke blive ved med at arbejde med ’kan du klare det her?’ og ’det tager jeg mig af’. Når man vokser, har man brug for én klar arbejdsgang, som alle følger.«
Når man vokser, har man brug for en klar proces, som alle følger.
Kunden fylder selv sin »indkøbskurv« En
af de vigtigste årsager til, at de valgte MICE Operations som deres nye, primære software, var værktøjet til online anmodninger om tilbud. »Vi tilbyder mange forskellige pakker og muligheder,« forklarer Asger. »Takket være MICE kan kunderne stort set fylde deres indkøbskurv, ligesom i en webshop. Det sparer os straks for adskillige e-mails og sikrer, at forespørgslen kommer ind meget mere komplet.» Ved
større forespørgsler, såsom arrangementer med 1.000 gæster, indleder Gazon Gent processen direkte i MICE for at bevare strukturen. Mindre arrangementer kommer ind via tilbudsanmodningsværktøjet, allerede struktureret og klar til opfølgning.
Takket være MICE kan kunderne stort set fylde deres indkøbskurv ligesom i en webshop. Det sparer os straks for adskillige e-mails og sikrer, at forespørgslen kommer ind i en langt mere fuldstændig form.
Én fælles kilde til sandheden for hele teamet
. Med tre aktive medlemmer i salgsteamet er det afgørende at have et klart overblik. »Den store fordel er, at alle kan gennemgå samtalerne. Hvis nogen siger: ’Det var det, vi blev enige om’, kan vi ganske enkelt tjekke, hvad der rent faktisk blev drøftet.« MICE
understøtter også den daglige drift. »Der står en iPad i køkkenet, hvor teamet kan se aftalerne og detaljerne om arrangementerne. Hele teamet arbejder sammen i MICE, hver med deres egne Brugerroller.«
Tidsbesparelser, der betaler sig med
det samme For Gazon Gent ligger den største fordel i hastigheden og opfølgningen. Asger er klar over, hvilken indvirkning det har på effektiviteten: »Vi har nu et klart forløb. Fordi forespørgslerne kommer ind mere komplette, og tilbuddene sendes hurtigere, sparer vi en masse tid. Det opvejer stort set allerede det, MICE koster os.«
Derudover er der det professionelle image over for kunderne. »Da alt kan sendes med vores eget branding, ser det meget professionelt ud. Det er vigtigt for vores kunder.«
Da forespørgslerne kommer ind i deres helhed, og tilbuddene sendes hurtigere ud, sparer vi en masse tid.
Til mødesteder, der endnu ikke arbejder med MICE, har Asger et praktisk råd: »Hold styr på, hvor meget tid I bruger på at besvare e-mails med ’her er vores muligheder’. Der kan I allerede spare enormt meget tid med MICE.« Og
hvad med mødesteder med flere lokaler? »Den struktur, som MICE tilbyder, er afgørende. Især hvis I arbejder med pakker og store mængder.«
