Château de chasse de Mookerheide
Le Jachtslot Mookerheide renforce sa position grâce à ses activités MICE Operations
C'est
au sein du domaine historique de Landgoed Mookerheide, niché dans les bois entre Molenhoek et Groesbeek, que se trouve le remarquable Jachtslot Mookerheide. Après une restauration en profondeur, le château a rouvert ses portes en 2023. Auparavant connu principalement comme restaurant et lieu d'événements privés, l'établissement a depuis élargi son champ d'activité pour accueillir davantage de réunions d'entreprise et d'événements professionnels.
Ce repositionnement s'est accompagné non seulement d'un changement dans la nature des demandes, mais aussi d'une nouvelle façon de travailler. Lianne, responsable commerciale chez Jachtslot Mookerheide, a vécu cette transition de près : « Jachtslot est un bâtiment magnifique et unique, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur. On souhaite que cela transparaisse également dans nos devis », explique-t-elle.
Cependant, le logiciel qu’ils utilisaient à l’époque ne permettait plus de répondre à cette ambition.
D’un système obsolète à une
approche moderne : auparavant, le Jachtslot Mookerheide, dont Van der Valk est copropriétaire, utilisait un système principalement conçu pour les réservations hôtelières. Pour les réunions et les événements, celui-ci offrait une flexibilité limitée. « Nos propositions étaient essentiellement des documents Word en texte brut, sans visuels et sans possibilité de signature numérique. Cela ne reflétait ni nos valeurs ni ce que nous proposons », explique Lianne.
Fin 2024, le site a décidé d’adopter MICE Operations. Ce système permet de créer des présentations professionnelles, de mettre en place des Flux de travail numériques et d’avoir une vue d’ensemble complète dans un environnement centralisé. « Cela fonctionne beaucoup plus rapidement qu’avant, et nous n’avons plus besoin d’échanger sans cesse des e-mails. C’est un énorme avantage », déclare Lianne.
Les demandes nous parviennent par e-mail, par téléphone ou via le module de demande en ligne disponible sur le site web. Avec MICE, toutes les demandes, communications et propositions sont regroupées au même endroit. « Ce que j’apprécie vraiment, c’est que toutes les communications soient centralisées. On voit instantanément ce qu’un client a fait : s’il a répondu, s’il a approuvé quelque chose ou si je dois encore intervenir », ajoute Lianne.
Des devis qui prolongent l’expérience
: le plus grand atout de Jachtslot Mookerheide réside dans le processus de devis. « Nos devis reflètent désormais fidèlement ce que l’on trouve sur place. Ce que les clients voient dans la proposition correspond exactement à ce qu’ils découvrent sur place », explique Lianne avec enthousiasme. Les vidéos, les photos et une structure claire aident les clients potentiels à se projeter immédiatement dans le lieu. « Nous recevons régulièrement des retours de clients qui nous disent : “Quelle superbe proposition ! Et c’est tellement pratique de pouvoir tout signer par voie numérique.” »
Nos propositions reflètent désormais fidèlement la réalité des lieux. Ce que le client voit dans la proposition correspond exactement à ce qu'il découvre sur place.
Une plateforme unique pour toute l’équipe
. Au sein de l’équipe, MICE est largement utilisé. Les événements d’entreprise, les mariages et les réservations privées sont répartis entre les collègues, tandis que la visibilité reste structurée et adaptée à chaque rôle. Le service commercial dispose d’un accès complet, les Planificateurs peuvent suivre l’avancement des dossiers, et les services tels que la cuisine ont un accès en lecture seule. « Chacun voit exactement ce dont il a besoin, sans que tout le monde puisse tout modifier. Cela fonctionne très bien pour nous », explique Lianne.
Les rappels automatisés et les mises à jour de statut apportent également une tranquillité d’esprit au sein de l’équipe. « Avec l’ancien système, je devais générer manuellement des listes pour voir ce qui avait expiré. Désormais, je reçois des rappels automatiques et tout le monde peut voir instantanément quels événements ont été confirmés. »
« Un doute ? Lancez-vous. » Lianne
a également constaté la différence par elle-même : « J’ai reçu des propositions d’autres lieux pour des événements privés où je me suis dit : ça pourrait être tellement mieux. C’est là qu’on se rend compte à quel point c’est vraiment important. »
Son conseil aux lieux d’accueil qui hésitent encore à passer à l’automatisation et à adopter MICE Operations est clair : « Lancez-vous. C’est convivial, ça a l’air professionnel, et tout est regroupé au même endroit. Vous voyez ce que vous faites, et ce que fait votre client. C’est un véritable bond en avant pour l’ensemble de votre processus de planification d’événements. »
