Jachtslot Mookerheide

Denne omlægning medførte ikke blot en anden type forespørgsler, men også en ny måde at arbejde på. Lianne, salgschef hos Jachtslot Mookerheide, oplevede denne omstilling på første hånd: »Jachtslot er en så smuk og unik bygning, både indefra og udefra. Det skal også komme til udtryk i ens tilbud,” siger hun. Den software, de brugte på det tidspunkt, kunne

imidlertid ikke længere understøtte den ambition.

Fra et forældet system til en moderne tilgang
: Tidligere arbejdede Jachtslot Mookerheide, der er ejet i fællesskab med Van der Valk, med et system, der primært var udviklet til hotelreservationer. Det gav kun begrænset fleksibilitet i forbindelse med møder og arrangementer. »Vores tilbud var stort set Word-dokumenter med almindelig tekst, uden billeder og uden mulighed for digital underskrift. Det afspejlede ikke, hvad vi står for, eller hvad vi sælger,” forklarer Lianne.

I slutningen af 2024 besluttede stedet at skifte til MICE Operations. Dette system muliggør professionelle præsentationer, digitale Workflows og et komplet overblik i ét centralt miljø. »Det fungerer meget hurtigere end det, vi havde før, og vi behøver ikke længere at udveksle e-mails frem og tilbage hele tiden. Det er et stort plus,« siger Lianne.

Forespørgsler kommer ind via e-mail, telefon eller gennem Online forespørgselsmodulet på hjemmesiden. Med MICE gemmes alle forespørgsler, al kommunikation og alle tilbud samlet ét sted.  »Det, jeg virkelig sætter pris på, er, at al kommunikation er centraliseret. Man kan med det samme se, hvad en kunde har gjort: om de har svaret, godkendt noget, eller om jeg stadig skal gøre noget,« tilføjer Lianne.

Tilbud som en forlængelse af
oplevelsen Den største fordel for Jachtslot Mookerheide ligger i tilbudsprocessen. »Vores tilbud viser nu virkelig, hvordan det ser ud her. Det, kunderne ser i tilbuddet, stemmer overens med det, de oplever på vores sted,” siger Lianne entusiastisk. Videoer, fotos og en klar struktur hjælper potentielle kunder med straks at få et indtryk af lokalet. „Vi modtager jævnligt feedback fra kunder, der siger: Sikke et fantastisk tilbud, og hvor praktisk det er, at alt kan underskrives digitalt.”

Én platform til hele teamet
. Inden for teamet bruges MICE i vid udstrækning. Virksomhedsarrangementer, bryllupper og private bookinger fordeles blandt kollegerne, samtidig med at oversigten forbliver struktureret og rollebaseret. Salgsafdelingen har fuld adgang, planlæggerne kan følge med i fremskridtene, og afdelinger som f.eks. køkkenet har kun læseadgang. »Alle ser præcis det, de har brug for, uden at alle kan ændre på alt. Det fungerer rigtig godt for os,« forklarer Lianne.

Automatiske påmindelser og statusopdateringer skaber også ro i teamet. »I det gamle system var jeg nødt til manuelt at lave lister for at se, hvad der var udløbet. Nu modtager jeg automatiske påmindelser, og alle kan med det samme se, hvilke arrangementer der er bekræftet.” 

”Er du i tvivl? Så gør det bare.” Lianne
har også oplevet forskellen på egen hånd: ”Jeg har modtaget tilbud fra andre lokaler til private arrangementer, hvor jeg tænkte: det her kunne se så meget bedre ud. Det er der, man indser, hvor vigtigt det egentlig er.”

Hendes råd til mødesteder, der stadig tøver med automatisering og skiftet til MICE Operations, er klart: »Bare gør det. Det er brugervenligt, ser professionelt ud, og alt er samlet ét sted. Man kan se, hvad man selv laver, og hvad kunden laver. Det er et rigtigt skridt fremad for hele ens eventplanlægning.«