Timboektoe
Timboektoe gère l’ensemble de ses opérations grâce à MICE Operations et unTill, de la demande à la facturation
Au Beach Pavilion Timboektoe à Wijk aan Zee, tout tourne autour de l’expérience. Ce qui a commencé avec quelques conteneurs maritimes est aujourd’hui un lieu animé sur la plage, doté de salles de réception, d’un restaurant et d’un bar. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une fête d’entreprise ou d’un anniversaire : chez Timboektoe, on sait comment organiser un événement. Mais comment garder une vue d’ensemble sans se perdre dans des feuilles Excel et des e-mails épars ? La réponse : le logiciel de planification d’événements de MICE Operations et le système de caisse unTill.
Pour Robin, responsable événementiel chez Timboektoe, il n’y a pas de retour en arrière possible : « Je ne peux pas imaginer travailler sans MICE et unTill. Tout se déroule sans accroc, de la première demande à la facture finale. » Cela n’a pas toujours été le cas. Les devis étaient établis sous Excel, exportés vers Word, puis envoyés par e-mail au format PDF. Les listes de cuisine et les documents de planification étaient tous mis à jour manuellement. Le moindre changement impliquait de tout recommencer : ajuster, enregistrer, envoyer. C’était chronophage et source d’erreurs.
Et aujourd’hui ? Tout cela appartient au passé. Avec MICE, tout est géré au même endroit, des demandes et devis à la planification et à la facturation. « Je peux configurer un événement en quelques clics seulement, avec les formules adaptées, et nos invités reçoivent une proposition personnalisée en moins de cinq minutes », explique Robin. Et une fois l’événement créé dans MICE, toute modification (comme changer de formule de boissons ou ajuster le Nombre d’invités) est automatiquement synchronisée avec unTill. Bons de commande, allergènes, quantités par événement : les informations sont transmises directement à la cuisine et au bar.
Je ne peux pas imaginer travailler sans MICE et unTill. Tout se passe sans accroc : de la demande à la facture finale.
La communication avec les invités se déroule tout aussi bien. Une semaine avant l’événement, les invités reçoivent automatiquement un e-mail leur demandant si des changements sont intervenus. Ainsi, l’équipe travaille toujours avec les informations les plus récentes, sans mauvaise surprise.
Le calme dans le chaos
de la plage
Depuis qu’ils utilisent MICE et unTill, les choses semblent beaucoup mieux maîtrisées chez Timboektoe. « Dès le tout début, tout passe par MICE », explique Robin. « Les propositions, les documents de planification, les listes de tâches : tout est regroupé au même endroit. » Les clients peuvent consulter, confirmer et répondre à leur proposition via MICE, qui reste la source d’information de référence. Une fois qu’ils ont accepté, la Réservation (y compris les boissons, les plats, les Allergies et les préférences) est directement transmise au système unTill. Le bar sait ce qu’il doit préparer, la cuisine reçoit une fiche d’informations détaillée et la caisse est prête à fonctionner.
Ce genre de clarté fait toute la différence pendant la saison estivale, particulièrement chargée. « Le bar peut planifier son personnel, la cuisine passe ses commandes à temps, et je n’ai pas besoin de vérifier si les prix et les quantités sont corrects. Nous travaillons désormais avec deux semaines d’avance, ce qui facilite la vie de tout le monde. »
Plus de temps à consacrer aux clients
Le principal avantage ? Passer moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps avec les clients. « Nous n’avons plus besoin de passer d’un outil à l’autre », explique Robin. « Grâce à l’intégration, toute mise à jour dans MICE est immédiatement synchronisée avec unTill. » À partir de la Réservation, un ticket est créé automatiquement dans le système de point de vente avec toutes les boissons et tous les plats convenus au préalable. Toute consommation supplémentaire peut facilement être ajoutée au même ticket. Résultat : une facture correcte à chaque fois. Pas de travail en double, pas de frais oubliés.
Grâce à MICE et à unTill, tout reste clair et bien organisé. Chacun sait ce qu’il a à faire, et on gagne énormément de temps. Ça rend le travail bien plus serein, surtout en haute saison !
Grands événements ou petites réunions ? Cette combinaison fonctionne à merveille.
Qu’il s’agisse d’un événement de grande envergure ou de nombreux événements plus modestes, la combinaison de MICE et d’unTill permet de tout maîtriser. « Cela nous apporte une véritable structure et une grande confiance », explique Robin. « Tout le monde est sur la même longueur d’onde, et nous sommes bien plus efficaces. Cela fait une énorme différence lorsque les choses s’accélèrent. »
