Timboektoe
Timboektoe styrer det hele med MICE Operations og unTill – fra forespørgsel til faktura
Hos Beach Pavilion Timboektoe i Wijk aan Zee drejer alt sig om oplevelsen. Det, der startede med et par skibscontainere, er nu et livligt mødested på stranden med festlokaler, restaurant og bar. Uanset om det er et bryllup, en firmafest eller en fødselsdag: Hos Timbuktu ved de, hvordan man arrangerer et arrangement. Men hvordan holder man styr på det hele uden at fare vild i Excel-ark og separate e-mails? Svaret: Eventplanlægningssoftwaren fra MICE Operations og unTill-kassesystemet.
For Robin, eventmanager hos Timboektoe, er der ingen vej tilbage: »Jeg kan slet ikke forestille mig at arbejde uden MICE og unTill. Alt kører problemfrit, fra den første forespørgsel til den endelige faktura.« Sådan har det ikke altid været. Tilbud blev udarbejdet i Excel, eksporteret til Word og derefter sendt via e-mail som PDF-filer. Køkkenlister og planlægningsdokumenter blev alle opdateret manuelt. Enhver ændring betød, at man skulle starte forfra: justere, gemme, sende. Det var tidskrævende og fejlbehæftet.
Nu? Det hører fortiden til. Med MICE håndteres alt fra forespørgsler og tilbud til planlægning og fakturering ét sted. »Jeg kan oprette et arrangement med blot et par klik, komplet med de rigtige pakker, og vores gæster modtager et personligt tilbud inden for fem minutter,« forklarer Robin. Og når arrangementet først er oprettet i MICE, synkroniseres enhver ændring (f.eks. at skifte en drikkepakke eller justere antallet af gæster) automatisk med unTill. Bestillingssedler, allergener, mængder pr. arrangement: oplysningerne sendes direkte til køkkenet og baren.
Jeg kan slet ikke forestille mig at arbejde uden MICE og unTill. Alt kører som smurt: fra forespørgslen til den endelige faktura.
Kommunikationen med gæsterne forløber lige så problemfrit. En uge før arrangementet modtager gæsterne automatisk en e-mail, hvor de bliver spurgt, om der er sket ændringer. På den måde arbejder teamet altid ud fra de nyeste oplysninger uden uventede overraskelser.
Ro i strandkaoset
Siden vi begyndte at bruge MICE og unTill, føles tingene hos Timboektoe meget mere under kontrol. »Fra allerførste øjeblik går alt gennem MICE,« siger Robin. »Forslag, planlægningsdokumenter, opgavelister – det hele er samlet ét sted.« Gæsterne kan se, bekræfte og svare på deres tilbud via MICE, som fortsat er den centrale kilde til information. Så snart de accepterer, sendes reservationen (inklusive drikkevarer, retter, Allergier og præferencer) direkte til unTill-systemet. Baren ved, hvad den skal forberede, køkkenet modtager et detaljeret informationsark, og kasseapparatet er klar til brug.
Den slags overskuelighed gør hele forskellen i den travle sommersæson. »Baren kan planlægge bemandingen, køkkenet bestiller i god tid, og jeg behøver ikke at dobbelttjekke, om priser og mængder er korrekte. Vi arbejder nu to uger frem i tiden, og det gør livet lettere for alle.«
Mere tid til gæsterne
Den største fordel? At bruge mindre tid på administration og mere tid sammen med gæsterne. »Vi behøver ikke længere skifte mellem forskellige værktøjer,« siger Robin. »Takket være integrationen synkroniseres enhver opdatering i MICE straks med unTill.« Baseret på reservationen oprettes der automatisk en regning i POS-systemet med alle de på forhånd aftalte drikkevarer og retter. Eventuelt ekstra forbrug kan nemt tilføjes til samme regning. Resultatet: en korrekt regning hver gang. Intet dobbeltarbejde, ingen manglende opkrævninger.
Med MICE og unTill forbliver alt overskueligt og velorganiseret. Alle ved, hvad de skal gøre, og vi sparer en masse tid. Det gør arbejdet langt mere afslappet, især i højsæsonen!
Store arrangementer eller små sammenkomster? Denne kombination fungerer bare.
Uanset om det er et stort arrangement eller mange mindre, holder kombinationen af MICE og unTill styr på det hele. »Det giver os en klar struktur og tryghed,« siger Robin. »Alle er på samme side, og vi er langt mere effektive. Det gør en kæmpe forskel, når det går hedt for sig.«
