SOIA
Strand Oog in Al assure la pérennité de ses événements grâce à Bonnie et MICE Operations
Dans le quartier d'Oog in Al, à Utrecht, se trouve SOIA : un bar de plage et un lieu événementiel où l'été n'est jamais loin. Les clients s'y rendent toute l'année pour prendre un verre, dîner ou organiser des événements d'entreprise. Des anniversaires en petit comité aux réservations pour de grands groupes : chez SOIA, l'essentiel est de profiter ensemble de l'instant présent au bord de l'eau, dans une ambiance détendue où chaque client bénéficie d'une attention personnalisée.
Mais derrière cette expérience client qui semble si simple se cache un véritable défi opérationnel. Comment s’assurer que les demandes de groupes, les Réservations et tous ces appels téléphoniques se déroulent sans accroc, sans pour autant submerger votre équipe ? SOIA a trouvé la solution idéale : l’association intelligente de MICE Operations et de Bonnie.
De systèmes disparates à une planification fluide « Avant
, l’un d’entre nous passait toute la journée au téléphone », explique Renske, responsable adjointe chez SOIA. « Réservations, questions, changements de dernière minute dans le planning : tout arrivait par téléphone et finissait par être dispersé un peu partout. Parfois, nous devions fouiller dans une montagne d’e-mails pour retrouver ce qui avait réellement été convenu.
» Cette époque est révolue. Grâce à MICE et Bonnie, tous les appels et toutes les demandes sont automatiquement acheminés vers le flux de travail approprié. Bonnie traite des dizaines d’appels par jour et guide les clients directement vers le module de demande en ligne de MICE. « Cela nous fait facilement gagner dix appels par jour », explique Renske. « Surtout pendant les périodes de forte affluence, cela fait une énorme différence. »
Cela nous évite au moins dix appels par jour. Surtout aux heures de pointe, cela fait une énorme différence.
Plus de temps pour une
hospitalité authentique. Alors que le service MICE centralise toutes les demandes et propositions d’événements, Bonnie veille à ce qu’aucune opportunité ne passe entre les mailles du filet. Un client qui appelle pour discuter d’un événement est automatiquement redirigé vers MICE, et sa demande est enregistrée dans le système. Si ce même client rappelle plus tard, Bonnie reconnaît le numéro et le relie à la demande existante.
L’avantage ne réside pas seulement dans l’efficacité opérationnelle, mais aussi dans une équipe plus sereine et davantage à l’écoute des clients. La pression téléphonique étant allégée, il y a davantage de place pour les contacts personnalisés. « Le système nous décharge des tâches répétitives », explique Renske. « Tout est regroupé au même endroit, ce qui réduit les doublons. Cela nous permet de gagner du temps pour nous concentrer sur nos clients et les événements eux-mêmes. »
Automatiser sans perdre la
touche humaine. Selon Mark, responsable marketing chez Bonnie, ce n’est qu’un début. « Dans le secteur de l’hôtellerie-restauration, les équipes sont souvent submergées par des tâches répétitives et chronophages. Or, les clients s’attendent à une disponibilité 24 h/24 et 7 j/7, ainsi qu’à des réponses immédiates. Bonnie comble ce fossé.
» Le lien avec le secteur MICE renforce encore davantage cette approche : chaque demande de groupe est traitée de manière organisée, aucune opportunité n’est perdue, et les établissements obtiennent des informations précieuses sur leurs meilleures opportunités commerciales.
Automatisez autant que possible, afin que les équipes aient davantage de temps à consacrer aux contacts humains. C'est là que réside l'avenir de l'hôtellerie.
Et l’avenir ? « Chez Bonnie, nous croyons en un écosystème hôtelier connecté », explique Mark. « Les systèmes de réservation, le secteur MICE et l’IA partageront des données en temps réel. Cela se traduira par des expériences client hyper-personnalisées et une gestion plus intelligente du taux d’occupation. Il faut automatiser autant que possible, afin que les équipes aient plus de temps à consacrer à un service véritablement personnalisé. »
L’automatisation comme fondement Pour
SOIA, l’association de MICE et de Bonnie a véritablement changé la donne. La réduction du travail manuel apporte davantage de structure et une meilleure vue d’ensemble. Mais la véritable valeur réside dans ce que cela apporte à l’équipe et aux clients : des opérations plus sereines, un meilleur accueil et un parcours fluide, du premier appel à la Réservation finale.
