SOIA
Strand Oog in Al fremtidssikrer sine arrangementer med Bonnie og MICE Operations
I bydelen Oog in Al i Utrecht ligger SOIA: en strandbar og et arrangementsted, hvor sommeren aldrig føles langt væk. Gæsterne kommer året rundt for at nyde drinks, middage og firmaarrangementer. Fra intime fødselsdagsfester til store gruppebookings: Hos SOIA handler det om at nyde øjeblikket sammen ved vandet i en afslappet atmosfære med personlig opmærksomhed til hver enkelt gæst.
Men bag den ubesværede gæsteoplevelse ligger en driftsmæssig udfordring. Hvordan sikrer man, at gruppeanmodninger, Reservationer og alle de mange telefonopkald forløber problemfrit, uden at overbelaste personalet? SOIA fandt den perfekte løsning: den smarte kombination af MICE Operations og Bonnie.
Fra spredte systemer til problemfri planlægning »Tidligere
brugte en af os hele dagen i telefonen,« siger Renske, assisterende leder hos SOIA. »Reservationer, spørgsmål, ændringer i sidste øjeblik i tidsplanen: Alt kom ind via telefonen og endte forskellige steder. Nogle gange måtte vi grave os igennem endeløse e-mails for at finde ud af, hvad der egentlig var aftalt.” De
dage er forbi. Med MICE og Bonnie dirigeres alle opkald og forespørgsler automatisk gennem den rigtige workflow. Bonnie håndterer snesevis af opkald om dagen og guider gæsterne direkte gennem MICE’s Online forespørgselsmodul. »Det sparer os let for ti opkald om dagen,« forklarer Renske. »Især i travle perioder gør det en kæmpe forskel.«
Det sparer os for mindst ti opkald om dagen. Især i spidsbelastningsperioder gør det en kæmpe forskel.
Mere tid til ægte gæstfrihed
: Mens MICE samler alle forespørgsler og tilbud vedrørende arrangementer, sørger Bonnie for, at ingen muligheder går tabt. En gæst, der ringer for at drøfte et arrangement, bliver automatisk viderestillet til MICE, og forespørgslen registreres i systemet. Hvis den samme gæst ringer tilbage senere, genkender Bonnie nummeret og knytter det til den eksisterende forespørgsel.
Fordelen er ikke kun operationel effektivitet, men også et mere afslappet og gæstfokuseret team. Med mindre pres fra telefonen er der mere plads til personlig kontakt. »Systemet tager de gentagne opgaver af vores skuldre,« siger Renske. »Alt er samlet ét sted, så der er mindre dobbeltarbejde. Det giver os tid til at fokusere på vores gæster og selve arrangementerne.«
Automatisering uden at miste det menneskelige præg
. Ifølge Mark, marketingchef hos Bonnie, er dette kun begyndelsen. »I hotel- og restaurationsbranchen er personalet ofte begravet i gentagne og tidskrævende opgaver. Alligevel forventer gæsterne, at der er nogen til rådighed døgnet rundt og at de får svar med det samme. Bonnie udfylder det hul.« Forbindelsen
til MICE-markedet styrker dette endnu mere: Hver eneste gruppeanmodning håndteres på en organiseret måde, ingen kundeemner går tabt, og lokaliteterne får værdifuld indsigt i deres største salgsmuligheder.
Automatiser, hvor det er muligt, så holdene får mere tid til personlig kontakt. Det er fremtiden inden for gæstfrihedsbranchen.
Og fremtiden? »Hos Bonnie tror vi på et sammenhængende økosystem inden for hotel- og konferencebranchen,« siger Mark. »Reservationssystemer, MICE og AI vil dele data i realtid. Det betyder hyperpersonlige gæsteoplevelser og smartere belægningsstyring. Automatiser, hvor det er muligt, så personalet får mere tid til virkelig personlig service.«
Automatisering som fundament For
SOIA har kombinationen af MICE og Bonnie virkelig ændret spillereglerne. Mindre manuelt arbejde giver mere struktur og overblik. Men den virkelige værdi ligger i, hvad det giver teamet og gæsterne: en roligere drift, bedre gæstfrihed og et problemfrit forløb fra det første opkald til den endelige Booking.
