Onze uitgangspunten

De inspiratie van MICE Operations komt uit de praktijk. Voor de ontwikkeling van het product hebben we met tientallen professionals van toonaangevende evenementenlocaties gesproken.

Meer betrokkenheid opdrachtgevers

Opdrachtgevers willen betrokken zijn bij de ontwikkeling van hun evenement. Momenteel wordt het besproken gedurende een bezichtiging of een overleg en komen ze op de dag zelf nog met extra aanpassingen. Met MICE Operations kunnen ze op elk moment van de dag het systeem inzien. Daarnaast kunnen ze bij het desbetreffende onderdeel van het evenement opmerkingen plaatsen en berichten versturen naar de planner.

Online oriënteren

Het aanvragen van een evenement is voor opdrachtgevers een langdurig proces via de mail of telefoon. Het evenement wordt eerst besproken. Vervolgens wordt een voorstel gemaakt dat later weer moet worden aangepast. Veel opdrachtgevers geven aan zich online te oriënteren op locaties en aanbieders, waarbij ze snel willen weten wat de mogelijkheden en geschatte kosten zijn voor hun wensen.

Direct feedback

Aanpassingen worden vaak telefonisch besproken of per e-mail verstuurd, maar de opdrachtgever krijgt in veel gevallen geen of laat de bevestiging of een wijziging is doorgevoerd. Door inzicht te geven in de actuele versie van het draaiboek kan de opdrachtgever vertrouwen op het correct verwerken van gevraagde aanpassingen.

Beter inzicht in mogelijkheden

Websites geven vaak niet alle informatie weer die een locatie te bieden heeft. In veel gevallen ontvangt de opdrachtgever pas na de aanvraag een PDF-document met alle verschillende mogelijkheden, van bruiloft tot vergadering. Een opdrachtgever zal sneller een aanvraag plaatsen als hij weet wat je kunt aanbieden voor een specifiek soort evenement.

Direct inzicht in de wensen van de opdrachtgever

Het eerste contact met de opdrachtgever is erg belangrijkst. Je moet direct de wensen en behoeften inschatten. Daarbij speelt budget een belangrijke rol, schat je die te hoog in, dan kan het zo zijn dat de opdrachtgever naar de concurrent gaan. Schat je deze te laag in dan had je meer kunnen omzetten en waarschijnlijk had de opdrachtgever wel wat meer verwacht. Door de e-ventplanner krijg je direct inzicht in het budget en wensen van de opdrachtgever zodat je hier direct op kan inspelen.

Minder kantoorwerk, meer tijd voor gasten

Het samenstellen van een offerte, doorvoeren van aanpassingen en het opstellen van overige documenten (zoals het draaiboek en werklijsten) zijn de meest tijdrovende activiteiten van een planner, terwijl deze tijd aan talloze andere zaken kan worden besteed. Daarom richt MICE Operations zich primair op het automatiseren van administratieve taken.

Alle informatie bij de hand

Vaak hoor je “dat moet ik even opzoeken” en moeten event planners terug naar kantoor om documenten op te zoeken op de computer. In veel gevallen staan berichten, offertes, werklijsten en draaiboeken ook nog eens in verschillende systemen, of niet centraal. MICE Operations zorgt dat alle informatie altijd en overal op te vragen is.

Inzicht in beschikbaarheid

De eerste vraag van opdrachtgevers is in veel gevallen of er beschikbaarheid is op een bepaalde datum. In het bezettingsoverzicht kan de event planner direct zien welke zalen/locaties er beschikbaar zijn. Daarbij geeft het systeem suggesties in waar het evenement in combinatie met een opstelling past.

Bezichtigingen en presenteren

Of je nou een bezichtiging hebt of op een beurs staat. Je hebt altijd alle mogelijkheden met productpresentaties bij de hand. Tijdens een bespreking of rondleiding kun je direct starten met plannen op een tablet of laptop. Je kunt eenvoudig foto’s en beschrijvingen laten zien van de verschillende arrangementen, hapjes of meubilair. Na afloop is de offerte direct klaar!

Overzichtelijke planning

Evenementen moeten zorgvuldig voorbereid en uitgevoerd worden. Diervoor moet de informatie duidelijk overkomen bij operationele medewerkers zodat de voorbereidingen getroffen kunnen worden.

Altijd actuele informatie

In veel organisaties wordt gewerkt met aanvullingen op het draaiboek. Door alle aanvullingen bestaat het draaiboek uit losse flarden. MICE Operations zorgt dat het volledige draaiboek altijd actueel is en dat de betrokkenen op de hoogte gesteld worden van wijzigingen.