Overstappen naar andere software voor je eventplanning voelt wellicht als een project waar je ‘een keer goed voor moet gaan zitten’. De angst voor een maandenlang traject of verlies van gegevens zorgt ervoor dat locaties soms vasthouden aan een werkwijze die hun groei eigenlijk in de weg staat. Zonde, want die twijfel kost je simpelweg tijd en omzet. In de praktijk is een overstap naar MICE een stuk eenvoudiger dan je denkt. We vroegen onze experts Folkert (Customer Success) en Melvin (Implementatie) hoe zij locaties door de eerste weken loodsen.
“Wanneer je net bent overgestapt, beginnen we altijd met een kick-off”, zegt Folkert. “We maken het traject concreet en kijken hoe jouw locatie precies werkt.” Tijdens deze sessie wordt meteen duidelijk hoe de overstap verloopt: wanneer lever je de data aan, hoe richten we het systeem in en wanneer volgt de training?
Folkert ziet vaak dat de drempel vooraf hoger lijkt dan hij is: “Ik zeg weleens dat de klant zelf de snelheid bepaalt. Hoe vlotter wij de info krijgen, hoe sneller jouw team die professionele offertes verstuurt.”
Benieuwd hoe jouw offertes er in MICE uit zouden zien?
Probeer het zelf!We houden datamigratie simpel
Veel teams zien op tegen het verzamelen van alle gegevens, maar Melvin helpt om daar direct structuur in aan te brengen. “Vanaf de eerste mail deel ik een lijst met items die nodig zijn, zoals je logo en een voorbeeld-offerte. Tijdens de kick-off lopen we dit samen door, zodat het verzamelen van gegevens geen dagtaak wordt.”
Geen enkele locatie werkt hetzelfde. “Dat houdt mijn werk leuk”, vertelt Melvin. “Ik vraag altijd naar de reden van de overstap. Als de keuken nu vaak te laat updates krijgt, richten we de software daar direct op in. Wij bereiden de basis voor, en samen finetunen we het systeem tot het naadloos aansluit op jouw werkvloer.”
Wennen hoort erbij (maar duurt niet lang)
Een nieuw systeem is altijd even wennen. De angst dat het 'te ingewikkeld' is, is menselijk. Folkert: “Daarom denken we mee. Met een chatfunctie voor snelle vragen en een flinke dosis praktijkervaring. Onze missie is dat jouw team na een week zegt: 'Waarom deden we dit niet eerder?'”
De tip van Melvin voor een soepele overgang? Gewoon aan de slag gaan. “Het klinkt misschien cliché, maar het is een kwestie van trial and error. De enige manier om daarachter te komen, is door ermee te gaan werken.”
Direct resultaat op de werkvloer
Zodra je live bent, merk je de impact direct. Het grootste verschil? De rust die terugkeert op de werkvloer. Folkert: “Informatie staat eindelijk op één centrale plek. Als een eventmanager iets wijzigt, ziet de keuken dit direct in het draaiboek. Gedoe met losse e-mails is verleden tijd.”
Melvin ziet dat besef vaak ontstaan bij de automatische planningslijsten. “Als teams horen dat deze voortaan vanzelf gaan en ze niets meer handmatig hoeven aan te maken per evenement, is de winst direct duidelijk. Daar doen we het voor.”
Stop met uitstellen, start met professionaliseren
Uiteindelijk draait een overstap naar MICE Operations om het kiezen voor een slimmere manier van werken. Het resultaat merk je snel: je offertes worden sneller geboekt, de operatie loopt soepeler en je houdt meer tijd over voor je gasten. Die focus op kwaliteit zorgt uiteindelijk voor wat elke locatie wil: betere aanvragen en een hogere omzet.
Past MICE bij jouw locatie?
We snappen ook dat je niet over één nacht ijs gaat bij het kiezen van nieuwe software. Je wilt weten wat het verschil is met je huidige systeem of andere aanbieders. Om je te helpen bij die keuze, hebben we de belangrijkste punten op een rij gezet.