Vous souhaitez adopter un nouveau logiciel de gestion d'événements ? Voici comment nous vous facilitons la tâche chez MICE Operations
Passer à un nouveau logiciel de planification d’événements peut donner l’impression d’être l’un de ces projets pour lesquels il faut « prévoir beaucoup de temps ». La crainte d’un long processus de mise en œuvre ou de perdre des données précieuses pousse souvent les lieux d’accueil à s’en tenir à des systèmes qui, en réalité, freinent leur croissance. C’est dommage, car cette hésitation coûte du temps, de l’efficacité et, au final, du chiffre d’affaires. En réalité, passer à MICE est bien plus simple que ne le pensent la plupart des lieux d’accueil. Nous avons demandé à nos experts Folkert (Réussite client) et Melvin (Mise en œuvre) comment ils accompagnent les lieux d’accueil pendant ces premières semaines cruciales.
« Le processus commence toujours par une réunion de lancement », explique Folkert. « Nous concrétisons tous les détails et examinons le fonctionnement pratique de votre établissement. » Lors de cette réunion, l’ensemble du processus de mise en œuvre apparaît d’emblée clairement : quand les données doivent être fournies, comment le système sera configuré et quand les sessions de formation auront lieu.
Folkert constate souvent que l’obstacle semble plus important au départ qu’il ne l’est en réalité. « Je dis souvent que c’est le client qui détermine le rythme. Plus vite nous recevons les bonnes informations, plus vite votre équipe pourra commencer à envoyer des devis professionnels qui vous permettront de remporter des contrats. »
Nous simplifions la migration des données
De
nombreuses équipes redoutent de devoir collecter toutes ces données, mais Melvin aide à leur donner immédiatement une structure. « Dès le tout premier e-mail, je vous envoie une liste claire de tout ce dont nous avons besoin : votre logo, un exemple de devis et d’autres détails pratiques. Lors de la réunion de lancement, nous passons tout cela en revue ensemble pour que la collecte des données ne devienne pas un travail à plein temps.
» Il n’y a pas deux établissements qui fonctionnent de la même manière. « C’est ce qui rend mon travail intéressant », explique Melvin. « Je demande toujours pourquoi un établissement souhaite changer de système. Si, par exemple, la cuisine reçoit souvent les mises à jour trop tard, nous veillons à ce que le logiciel résolve ce problème immédiatement. Nous posons les bases, puis nous affinons ensemble le système jusqu’à ce qu’il s’intègre parfaitement à votre fonctionnement. »
La phase d’adaptation fait partie intégrante du processus (mais elle ne prend pas beaucoup de temps)
Il faut toujours un peu de temps pour s’habituer à
un nouveau système. La crainte qu’il soit « trop compliqué » est tout à fait compréhensible. « C’est pourquoi nous restons très impliqués », explique Folkert. « Grâce à une fonction de chat pour les questions rapides et à une grande expérience pratique. Notre objectif est simple : au bout d’une semaine, votre équipe se dise : “Pourquoi n’avons-nous pas fait ça plus tôt ?” » Le conseil de
Melvin pour une transition en douceur ? « Il suffit de commencer à s’en servir. Ça peut paraître cliché, mais tout repose en réalité sur des essais et des erreurs. La seule façon de découvrir à quel point c’est plus simple, c’est de l’utiliser. »
Un impact immédiat sur le lieu de travail
Dès la mise en service, vous remarquerez immédiatement l’impact. La plus grande différence ? Le retour du calme sur le lieu de travail. Folkert : « Les informations sont enfin centralisées. Si un responsable d’événement apporte une modification, la cuisine la voit immédiatement dans le planning. Les tracas liés aux e-mails séparés appartiennent désormais au passé. » Melvin
remarque que cette prise de conscience se fait souvent grâce aux listes de planification automatiques. « Lorsque les équipes se rendent compte que ces listes sont générées automatiquement et qu’elles n’ont plus à les créer manuellement pour chaque événement, la valeur ajoutée apparaît instantanément. C’est pour cela que nous le faisons. »
Cessez de tergiverser, passez à la professionnalisation
En fin de compte, adopter MICE Operations, c’est choisir une façon plus intelligente de travailler.
Les résultats ne se font pas attendre : les réservations sont effectuées plus rapidement, les opérations se déroulent sans heurts et votre équipe dispose de plus de temps pour se concentrer sur les clients plutôt que sur les tâches administratives.
Et cette attention portée à la qualité conduit à ce que tout lieu d’accueil souhaite : de meilleures demandes, des événements plus réussis et un chiffre d’affaires plus élevé.
