Skal I skifte til et nyt program til arrangementer? Sådan gør vi det nemt hos MICE Operations
At
skifte til et nyt program til eventplanlægning kan føles som et af de projekter, man er nødt til at »afsætte rigtig meget tid til«. Frygten for en lang implementeringsproces eller for at miste værdifulde data får ofte arrangørsteder til at holde fast i systemer, der faktisk bremser deres vækst. Det er en skam, for den tøven koster tid, effektivitet og i sidste ende indtægter. I virkeligheden er det meget nemmere at skifte til MICE, end de fleste arrangører forventer. Vi spurgte vores eksperter Folkert (Customer Success) og Melvin (Implementation), hvordan de vejleder arrangørerne gennem de afgørende første uger.
»Processen starter altid med et kick-off-møde,« siger Folkert. »Vi konkretiserer alt og ser på, hvordan jeres virksomhed fungerer i praksis.« Under dette kick-off-møde bliver hele implementeringsprocessen straks klar: hvornår data skal leveres, hvordan systemet skal konfigureres, og hvornår kurserne skal finde sted.
Folkert oplever ofte, at udfordringen føles større på forhånd, end den faktisk er. »Jeg siger ofte, at det er kunden, der bestemmer tempoet. Jo hurtigere vi modtager de rigtige oplysninger, jo hurtigere kan jeres team begynde at sende professionelle tilbud, der sikrer jer ordrer.«
Vi gør dataoverførslen enkel
Mange teams gruer for at skulle indsamle alle dataene, men Melvin hjælper med straks at skabe struktur i det. »Allerede i den allerførste e-mail sender jeg en klar tjekliste over alt, hvad vi har brug for: jeres logo, et eksempel på et tilbud og andre praktiske detaljer. Under opstartsmødet gennemgår vi den sammen, så indsamlingen af data ikke bliver et fuldtidsjob.« Der er ikke
to spillesteder, der fungerer på samme måde. »Det er netop det, der gør mit job interessant,« forklarer Melvin. »Jeg spørger altid, hvorfor en restaurant ønsker at skifte. Hvis køkkenet for eksempel ofte modtager opdateringer for sent, sørger vi for, at softwaren løser det med det samme. Vi lægger fundamentet, og sammen finjusterer vi systemet, indtil det passer perfekt ind i jeres drift.«
Det er en del af processen at vænne sig til det (men det tager ikke lang tid)
Det tager altid lidt tid at vænne sig til
et nyt system. Frygten for, at det måske er ”for kompliceret”, er helt forståelig. ”Derfor er vi tæt på jer hele vejen igennem,” siger Folkert. ”Med en chatfunktion til hurtige spørgsmål og masser af praktisk erfaring. Vores mål er simpelt: Efter en uge siger jeres team: ’Hvorfor har vi ikke gjort det her før?’” Melvins
råd til en smidig overgang? ”Bare begynd at bruge det. Det lyder som en kliché, men det handler virkelig om at prøve sig frem. Den eneste måde at opdage, hvor meget nemmere det er, er ved at arbejde med det.”
Øjeblikkelig effekt på arbejdspladsen
Så snart I går live, vil I straks mærke effekten. Den største forskel? Fred og ro vender tilbage på arbejdspladsen. Folkert: »Oplysningerne gemmes endelig ét centralt sted. Hvis en eventmanager foretager en ændring, kan køkkenet straks se det i tidsplanen. Besvær med separate e-mails hører fortiden til.” Melvin
bemærker, at denne erkendelse ofte opstår i forbindelse med de automatiske planlægningslister. ”Når holdene indser, at disse lister genereres automatisk, og at de ikke længere behøver at oprette dem manuelt til hvert arrangement, bliver værdien straks tydelig. Det er derfor, vi gør det.”
Hold op med at udsætte tingene, og begynd at professionalisere
I
sidste ende betyder skiftet til MICE Operations, at man vælger en smartere måde at arbejde på.
Resultaterne viser sig hurtigt: tilbud bliver booket hurtigere, driften kører mere smidigt, og dit team har mere tid til at fokusere på gæsterne i stedet for administration.
Og det fokus på kvalitet fører til det, som alle venues ønsker: bedre forespørgsler, stærkere arrangementer og højere indtægter.
