Château d'Eyckholt
Le château d’Eyckholt organise des mariages inoubliables en collaboration avec MICE
Dans le village limbourgeois de Roosteren se dresse le Kasteel Eyckholt, classé monument national. Ce lieu historique sert de cadre à divers événements (d’entreprise) et abrite un restaurant gastronomique. Mais c’est lors des mariages que la magie du château s’exprime le mieux. Entouré de magnifiques jardins, le château d’Eyckholt offre un cadre de conte de fées pour le jour le plus important de la vie d’un couple.
Pour Ria Joosten, propriétaire du Kasteel Eyckholt et de la société mère Ria Joosten Catering & Events, l’organisation de mariages repose avant tout sur une relation personnelle. « Un mariage est l’un des jours les plus exceptionnels dans la vie d’un couple », explique Ria. « Nous voulons nous assurer que tout corresponde parfaitement à leurs souhaits. C’est pourquoi, dès qu’un couple nous envoie une demande, nous lui transmettons des informations générales sur le château afin qu’il puisse décider si notre lieu correspond à sa vision. »
Si le couple décide de se marier au Kasteel Eyckholt, un rendez-vous individuel est organisé sur place. « Nous passons en revue tous les détails : souhaitent-ils se marier dans le jardin ou dans la chapelle ? Y a-t-il un plan B en cas de mauvais temps ? Quel est le programme de cette journée importante ? Tout est soigneusement consigné afin que le couple n’ait à se soucier de rien le jour J et que tout se déroule comme prévu », explique Ria.
Une organisation claire grâce à MICE
. Pour garantir le bon déroulement de l’organisation de chaque mariage, le Kasteel Eyckholt utilise le logiciel MICE depuis 2022. Cela a permis d’améliorer considérablement l’efficacité de son flux de travail. « Avant, nous créions nos plannings dans Word et Excel », explique Ria. « Cela prenait beaucoup de temps et était source d’erreurs. Grâce à MICE, nous pouvons envoyer rapidement une proposition personnalisée, créer des plannings et organiser facilement toutes les informations relatives à chaque événement dans les listes de tâches. » De plus, le système assure automatiquement le suivi des communications. « Quatorze jours avant le mariage, nous envoyons un rappel et demandons les préférences alimentaires ainsi que le nombre définitif d’invités », explique Ria. « Comme cela se fait automatiquement, nous pouvons nous concentrer davantage sur les préparatifs. »
Grâce à l'intégration avec Formitable, une table ou une salle est automatiquement réservée dès l'envoi d'une proposition. Cela permet d'éviter les doubles réservations et garantit un processus de planification fluide.
MICE s’intègre également de manière transparente au système de réservation de tables Formitable. « Grâce à l’intégration avec Formitable, une table ou une salle est automatiquement réservée dès que j’envoie une proposition », explique Ria. « Cela évite les doubles réservations et garantit un processus de planification fluide. »
La force de l’attention personnalisée Malgré
le recours à l’automatisation, le contact personnel reste la pierre angulaire du Kasteel Eyckholt. Un mariage récent illustre bien l’attention que l’équipe porte à chaque détail : « La mariée s’apprêtait à remonter l’allée lorsqu’elle s’est rendu compte qu’elle avait oublié son bouquet quelque part. L’un de notre personnel s’est précipité pour le récupérer juste à temps, ce qui a permis à la mariée de ne pas s’inquiéter. » Cette attention minutieuse aux détails est en partie rendue possible par MICE. Grâce à ce logiciel, l’équipe peut gérer efficacement toutes les informations et la communication, ce qui lui permet de réagir face à des situations imprévues. « Lorsqu’un couple nous dit qu’il a pu profiter pleinement de sa journée sans aucun stress, nous savons que nous avons bien fait notre travail », déclare fièrement Ria.
L’avenir du Kasteel Eyckholt : une nouvelle génération et l’automatisation
Ria Joosten prépare le Kasteel Eyckholt pour l’avenir et la prochaine génération. Grâce à la mise en place de MICE, l’équipe dispose d’une base solide pour une collaboration fluide, quelle que soit son expérience des systèmes numériques. « Le logiciel est très convivial et facilite le travail de toute l’équipe », explique Ria. « Le personnel de cuisine peut toujours trouver les informations les plus récentes dans les listes de tâches, et le responsable de réception peut se mettre rapidement au travail grâce à des plannings clairs. »
Grâce à MICE, nous pouvons travailler plus efficacement tout en offrant à nos clients cette attention personnalisée qui rend leur journée si spéciale.
La nouvelle génération de personnel apporte également un regard neuf sur l’innovation et l’automatisation. Même si le contact humain restera toujours au cœur de leur activité, Ria constate que l’automatisation leur permet de consacrer davantage de temps et d’attention à la satisfaction des souhaits de leurs clients. « Grâce à MICE, nous pouvons travailler plus efficacement tout en offrant à nos clients cette attention personnalisée qui rend leur journée si spéciale », conclut-elle.