Kasteel Eyckholt
Kasteel Eyckholt arrangerer uforglemmelige bryllupper i samarbejde med MICE
I landsbyen Roosteren i Limburg ligger det nationale monument, Kasteel Eyckholt. Dette historiske sted danner rammen om forskellige (erhvervs)arrangementer og rummer en restaurant med udsøgt mad. Men slottets sande magi kommer mest til udtryk under bryllupper. Omgivet af smukke haver tilbyder Kasteel Eyckholt en eventyrlig ramme om den vigtigste dag i ethvert pars liv.
For Ria Joosten, ejer af Kasteel Eyckholt og det overordnede firma Ria Joosten Catering & Events, handler bryllupsplanlægning først og fremmest om den personlige kontakt. »Et bryllup er en af de mest specielle dage i et pars liv,« siger Ria. »Vi vil sikre, at alt stemmer perfekt overens med deres ønsker. Derfor sender vi, så snart et par henvender sig, generelle oplysninger om slottet, så de kan afgøre, om vores lokaler passer til deres vision.«
Hvis parret beslutter sig for at blive gift på Kasteel Eyckholt, aftales der et personligt møde på stedet. »Vi gennemgår alle detaljerne: Vil de gerne giftes i haven eller i kapellet? Er der en plan B i tilfælde af dårligt vejr? Hvordan ser tidsplanen ud for denne vigtige dag? Alt dokumenteres omhyggeligt, så parret ikke behøver at bekymre sig om noget på deres store dag, og alt forløber som planlagt,” forklarer Ria.
En overskuelig planlægning med hjælp fra MICE For
at sikre, at planlægningen af hvert bryllup forløber problemfrit, har Kasteel Eyckholt brugt MICE-softwaren siden 2022. Det har gjort deres Workflows betydeligt mere effektive. »Før lavede vi tidsplaner i Word og Excel,« siger Ria. »Det var meget tidskrævende og fejlbehæftet. Takket være MICE kan vi hurtigt sende et skræddersyet tilbud, udarbejde tidsplaner og nemt holde styr på alle oplysninger for hvert arrangement i opgavelisterne.« Derudover følger systemet automatisk op på kommunikationen. »Fjorten dage før brylluppet sender vi en påmindelse og beder om kostpræferencer samt det endelige antal gæster,« forklarer Ria. »Da dette sker automatisk, kan vi fokusere mere på forberedelserne.«
Takket være integrationen med Formitable reserveres et bord eller et lokale automatisk, når der sendes et forslag. Dette forhindrer dobbeltbookinger og sikrer en smidig planlægningsproces.
MICE integreres desuden problemfrit med bordreservationssystemet Formitable. »Takket være integrationen med Formitable reserveres et bord eller et lokale automatisk, så snart jeg sender et tilbud,« siger Ria. »Det forhindrer dobbeltbookinger og sikrer en smidig planlægningsproces.«
Kraften i personlig opmærksomhedSelvom
der bruges automatisering, er personlig kontakt stadig grundlaget på Kasteel Eyckholt. Et nyligt bryllup viser, hvordan teamet har øje for alle detaljer: »Bruden var lige ved at gå op ad kirkegulvet, da hun opdagede, at hun havde glemt sin buket et eller andet sted. En af vores medarbejdere løb hen for at hente den lige i sidste øjeblik, så bruden ikke behøvede at bekymre sig.” Denne omhyggelige opmærksomhed på detaljerne muliggøres til dels af MICE. Takket være softwaren kan teamet effektivt administrere alle oplysninger og al kommunikation, hvilket hjælper dem med at reagere på uventede situationer. »Når et par fortæller os, at de kunne nyde deres dag fuldt ud uden stress, ved vi, at vi har gjort vores arbejde godt,« siger Ria stolt.
Fremtiden for Kasteel Eyckholt: en ny generation og automatisering
Ria Joosten forbereder Kasteel Eyckholt på fremtiden og den næste generation. Takket være implementeringen af MICE har teamet et solidt fundament for et smidigt samarbejde, uanset deres erfaring med digitale systemer. »Softwaren er meget brugervenlig og understøtter hele teamet,« siger Ria. »Køkkenet kan altid finde de nyeste oplysninger i opgavelisterne, og festkoordinatoren kan hurtigt komme i gang takket være de overskuelige tidsplaner.«
Takket være MICE kan vi arbejde mere effektivt og samtidig give vores gæster den personlige opmærksomhed, der gør deres dag så speciel.
Den nye generation af medarbejdere bidrager også med et nyt perspektiv på innovation og automatisering. Selvom den personlige kontakt altid vil være i centrum, ser Ria, hvordan automatisering kan hjælpe dem med at afsætte mere tid og opmærksomhed til at opfylde gæsternes ønsker. »Takket være MICE kan vi arbejde mere effektivt og samtidig give vores gæster den personlige opmærksomhed, der gør deres dag så speciel,« konkluderer hun.