Wil je verder gaan op de nederlandstalige website?

De gouden tip voor de horeca in 2024: richt je op groepen!

  • Laura Bourgonje
  • 4 april 2024

Als horecaondernemer is geen dag hetzelfde: het ene moment wil iedereen het terras op en het volgende moment blijft iedereen weer thuis vanwege de kou. Dat dynamische is leuk, maar het maakt het werk soms ook uitdagend. Want: hoeveel personeel moet je inzetten? En hoe schat je in wat je aan voorraad moet hebben? Zeker als je bijvoorbeeld een strandpaviljoen exploiteert, ben je erg afhankelijk van het weer of andere externe invloeden; mensen blijven thuis als het regent of wijken uit naar een andere stad als er file staat of de treinen enorme vertraging hebben. Zo kan het zomaar gebeuren dat je in de ochtend nog een volle agenda had qua tafelreserveringen en dat er in de avond ineens nog maar de helft komt opdagen.

Groepsreserveringen als solide basis
De helft aan opkomst betekent ook de helft aan inkomsten - en dan hebben we het nog niet over de voorraad waar je mee blijft zitten, het extra personeel dat je had ingehuurd en de klanten waar je eerder ‘nee’ aan hebt moeten verkopen. Natuurlijk, het veranderlijke is nou eenmaal onderdeel van het werk, maar het kan ook een bedreiging zijn voor het voortbestaan van je zaak. Gelukkig is er een oplossing: richt je (ook) op groepen! Waarom?

Groepen dagen (bijna) altijd op
Waar een stelletje soms last minute afzegt, ligt die drempel voor een groep toch een stuk hoger. Ookal regent het, toch gaat dat teamuitje, dat verjaardagsdiner of die kerstborrel door. Er komen hoogstens iets minder mensen. 

Bovendien: het is voor de meeste horecazaken een no go om een ‘no show fee’ te hanteren bij particuliere last minute afzeggingen (al zie je dat steeds vaker gebeuren), maar bij het organiseren van een event is het niet gek om in de algemene voorwaarden iets op te nemen over annuleringen. Is jouw omzet in ieder geval gegarandeerd.

De beslissing om meer met partijen te werken, was een efficiëntieslag voor ons. Partijen zorgen voor een constante omzet.

 Malou, The Fat Mermaid

Groepsreserveringen leveren meer op (en kosten minder energie)
Komt er een grote groep eten? Dan vindt niemand het gek dat er een speciaal groepsmenu is waar de keuze beperkt is tot drie opties per gang. (Bovendien: iedereen neemt standaard drie gangen!) Is er een borrel? Fijn, dan wordt er vaak meer gedronken - zeker als het op kosten van een ander is! En de marges op bijvoorbeeld bittergarnituur zijn een stuk hoger dan op - we noemen maar iets - gerookte zalm. Minder werk voor meer geld, dat klinkt toch als muziek in de oren?

Is de groep zo groot dat er verder geen andere reserveringen zijn? Dan hoeft je focus ook alleen maar naar de groep te gaan.

Groepsreserveringen zijn makkelijker voor te bereiden
Je weet vooraf hoeveel mensen er komen en hoe lang ze er ongeveer zijn, dus je weet ook goed wat je moet inkopen en hoeveel mensen je moet inroosteren. Bovendien heb je informatie over de groepssamenstelling, waardoor je bijvoorbeeld al weet wat de dieetwensen zijn. Bij spontane binnenlopers is dat natuurlijk niet het geval.

Met MICE organiseer je in no time een groepsevent waar je gasten nog lang over na praten.

Meer aandacht voor je gasten
Door regelmatig een groepsreservering te hebben, zorg je voor een stabiele omzet, waardoor je meer tijd en aandacht kunt hebben voor je reguliere gasten. En denk niet dat een groep betekent dat je daar géén liefde in kunt stoppen: niets leukers dan met je klant mee te denken en samen te werken om zo hét perfecte event te organiseren! Gastvrijheid ten top.

In een paar simpele stappen een groepsevent organiseren
We zeiden net dat een groepsreservering makkelijk voor te bereiden is, maar dat betekent niet dat je achterover kunt gaan leunen: je moet vooraf wel het een en ander afstemmen met de opdrachtgever. Hoe laat komen ze, hoe willen ze de ruimte ingedeeld hebben en zijn er speciale wensen? Gelukkig kan ook dát heel eenvoudig zijn: door te automatiseren organiseer je in no time een evenement!
Met de aanvraagmodule van MICE kan de klant zelf het gewenste event samenstellen (tip: maak standaard arrangementen waar je klanten uit kunnen kiezen) en met onze interactieve offertes maak jij in een paar klikken daar een waanzinnig voorstel van. Vervolgens kun je automatische berichten instellen, zodat je klant op tijd herinnerd wordt aan het doorgeven van de laatste details, zoals het definitieve aantal gasten. En oja, natuurlijk kan MICE gekoppeld worden aan jouw bestaande tafelreserveringsoftware!

Start vandaag nog jouw proefaccount en ontdek hoe makkelijk je vandaag nog kunt beginnen!

Meer lezen?

Start ook met een betere manier van plannen.

Met de software van MICE Operations wordt het plannen van evenementen en schrijven van offertes super eenvoudig, zodat jij je tijd beter kunt besteden.

14 dagen gratis
Vragen of een demo?Maak een online afspraak