Bij Strandpaviljoen Timboektoe in Wijk aan Zee draait alles om beleving. Wat ooit begon met een paar zeecontainers, is nu een bruisende hotspot aan het strand met eventzalen, restaurant en bar. Of het nu gaat om een bruiloft, bedrijfsfeest of verjaardag: bij Timboektoe weten ze hoe je een evenement neerzet. Maar hoe houd je alles overzichtelijk, zonder te verdwalen in Excel-sheets en losse mails? Het antwoord: de eventplanningssoftware van MICE Operations en het unTill kassasysteem.
Voor Robin, eventmanager bij Timboektoe, is het duidelijk: "Ik kan me niet voorstellen hoe we het zonder MICE en unTill zouden doen. Alles verloopt soepel, van de aanvraag tot de factuur.” Dat was voorheen anders: offertes werden in Excel gemaakt, in Word gezet en vervolgens als pdf gemaild en de draaiboeken en keukenlijsten werden handmatig bijgehouden. Het was tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien moest bij iedere wijziging alles handmatig aangepast en opnieuw verzonden worden.
Nu is dat gelukkig verleden tijd. In de eventplanningssoftware van MICE Operations worden aanvragen, offertes, draaiboeken en facturen geregeld. Robin vertelt: “Ik kan makkelijk en met een paar klikken een event aanmaken in MICE met gewenste arrangementen. Binnen vijf minuten hebben de gasten al een offerte in de mail.” Alles wat ze daarna nog in een event aanpast, bijvoorbeeld een andere drankselectie of een nieuw arrangement, wordt automatisch gesynchroniseerd in unTill. Bestelbonnen, allergeneninformatie, aantallen per evenement: alle info stroomt rechtstreeks door naar de bar en keuken.
Ik kan me niet voorstellen hoe we het zonder MICE en unTill zouden doen. Alles verloopt soepel, van de aanvraag tot de factuur.
Robin, eventmanager bij Timboektoe
Ook de communicatie richting gasten verloopt soepel. Zo versturen ze vanuit MICE automatisch een week vóór het event een mail met de vraag of er nog laatste wijzigingen zijn. Handig, want zo is alles tijdig afgestemd en heeft iedereen de juiste, actuele informatie.
Rust in de strandtent
Sinds Timboektoe met de combinatie MICE en unTill werkt, is er rust in de tent. Robin legt uit: “Vanaf het eerste contactmoment verloopt alles via MICE. De offerte, het draaiboek, de takenlijsten: alles staat overzichtelijk bij elkaar. Ook voor gasten is alles centraal geregeld: ze kunnen zelf het event inzien, bevestigen en reageren in de offerte. Zodra een gast akkoord gaat met een offerte, blijft MICE het centrale punt van communicatie en planning. Via MICE wordt de reservering inclusief dranken, gerechten, allergieën en voorkeuren, automatisch doorgestuurd naar het kassasysteem van unTill. De bar weet dan precies welke dranken en arrangementen ze klaar moet zetten, de keuken krijgt hun eigen infosheet en de kassa is automatisch up-to-date.”
De tekst gaat verder onder de afbeelding. ⤵️
Door de combinatie van softwares loopt alles soepeler, wat belangrijk is in het drukke hoogseizoen. “De bar weet hoeveel personeel ze nodig hebben, de keuken kan op tijd inkopen en ik hoef me geen zorgen te maken of de aantallen en prijzen wel kloppen. We werken nu zo’n twee weken vooruit, en dat is prettig voor het hele team.”
Meer tijd voor de gast
Het grootste voordeel? Minder tijd kwijt zijn aan administratie en méér tijd overhouden voor de gasten. “We hoeven niet meer te schakelen tussen systemen,” vertelt Robin. “Dankzij de koppeling wordt alles wat ik in MICE aanpas automatisch gesynchroniseerd met unTill. Op basis van de reservering wordt in het kassasysteem direct een bon aangemaakt met de vooraf besproken dranken en gerechten. Eventueel extra verbruik kan eenvoudig aan die bon worden toegevoegd. Zo hebben we altijd een kloppende factuur. Dat scheelt ons dubbel werk én voorkomt fouten. We kunnen sneller schakelen, beter inspelen op last-minute wensen en het scheelt veel dubbel werk.”
Met MICE en unTill houden we alles overzichtelijk bij elkaar. Iedereen weet wat er moet gebeuren en we besparen een hoop tijd. Dat maakt het werk een stuk relaxter, zeker in de drukke zomermaanden!
Robin, eventmanager bij Timboektoe
Groot event of kleine borrel? Deze combinatie werkt altijd
Het maakt niet uit of ze een groot event organiseren of juist veel kleine partijen draaien: met MICE en unTill houden ze eenvoudig alles bij elkaar. “Het geeft echt overzicht en vertrouwen,” zegt Robin. “Iedereen weet wat er moet gebeuren en we besparen een hoop tijd. Dat maakt het werk een stuk relaxter, zeker in de drukke zomermaanden!”
