Op Landgoed Mookerheide, in het bos tussen Molenhoek en Groesbeek, ligt het bijzondere Jachtslot Mookerheide. Na een grootschalige restauratie opende het Jachtslot in 2023 opnieuw haar deuren. Waar de locatie eerder vooral als restaurant en voor particuliere evenementen werd gebruikt, kwamen daar meer zakelijke bijeenkomsten bij.
Met de herpositionering veranderde niet alleen het type aanvragen, maar ook de manier van werken. Lianne, salesmanager bij Jachtslot Mookerheide, maakte die ontwikkeling mee. “Het Jachtslot is van zichzelf zo’n mooi en uniek pand, van buiten en van binnen. Dat wil je uitstralen en laten zien: ook in je offertes,” legt ze uit. Maar daarin liep de software die ze gebruikten tegen zijn grenzen aan.
Van verouderd systeem naar een moderne aanpak
Voorheen werkte het Jachtslot, dat onder dezelfde eigenaar valt als Van der Valk, met een systeem dat vooral was gericht op hotelreserveringen. Dat bood voor meetings en events weinig extra mogelijkheden. “Een offerte was eigenlijk een Word-bestand met platte tekst, zonder visuals en zonder mogelijkheid tot digitaal ondertekenen. Dat paste totaal niet bij wat wij willen uitstralen en wat we verkopen,” vertelt Lianne.
Eind 2024 besloot het Jachtslot over te stappen op de software van MICE Operations. Een systeem dat wél ruimte biedt voor uitstraling, digitalisering en overzicht in één centrale omgeving. “Het werkt veel sneller dan wat we hadden en we hoeven veel minder heen-en-weer te mailen. Dat is echt een pluspunt,” zegt Lianne.
Aanvragen komen binnen via mail, telefonisch of via de aanvraagmodule op de website. Dankzij MICE blijven al die aanvragen, de bijbehorende communicatie en de offertes bij elkaar. “Wat ik heel prettig vind, is dat alle berichtgeving centraal staat. Je ziet direct wat een klant heeft gedaan: heeft iemand gereageerd, iets geaccordeerd of moet ik nog actie ondernemen?” zegt Lianne.
Offertes als verlengstuk van de beleving
De grootste winst zit voor Jachtslot Mookerheide in het offerteproces. “Onze offertes laten nu echt zien hoe het er bij ons uitziet. Dat wat iemand krijgt, overeenkomt met wat je hier ervaart,” vertelt Lianne enthousiast. Een video, foto’s en een duidelijke opbouw van de offerte zorgen ervoor dat opdrachtgevers meteen een goed gevoel krijgen bij de locatie. “We krijgen regelmatig feedback van klanten, zoals: wat een gave offerte en wat fijn dat we alles digitaal kunnen ondertekenen.”
Onze offertes laten nu echt zien hoe het er bij ons uitziet. Dat wat de opdrachtgever in de offerte ziet, komt overeen met wat ze hier ervaren.
Lianne
Lees meer over de Interactieve Offertes
Samenwerken in MICE met het hele team
Binnen het team wordt MICE breed ingezet. Zakelijke events, bruiloften en particuliere aanvragen worden verdeeld, maar alles is zichtbaar voor de juiste collega’s. Sales heeft daarin volledige toegang, terwijl de planners meekijken en de keuken en andere afdelingen inzage hebben zonder iets te kunnen wijzigen. “Iedereen ziet wat nodig is, zonder dat iedereen alles aan kan passen. Dat werkt heel prettig.”
Ook de reminders en statusupdates in MICE zorgen voor interne rust.
“In het vorige systeem moest ik echt lijsten uitdraaien om te zien wat verlopen was. Nu krijg ik automatisch reminders en ziet iedereen meteen welke evenementen al akkoord zijn.”
“Bij twijfel? Doen.”
Het verschil tussen wel of geen gebruikmaken van MICE Operations voelt Lianne ook persoonlijk: “Ik heb zelf weleens offertes ontvangen voor privé-evenementen van andere locaties waarvan ik dacht: dit kan toch mooier? Dan merk je pas hoe belangrijk dat is.”
Als ze één tip mag geven aan locaties die nog twijfelen om te automatiseren en over te stappen naar MICE Operations, is ze duidelijk: “Doen! Het is gebruiksvriendelijk, ziet er mooi uit en je hebt alles op één plek. Je ziet wat jij doet, maar ook wat de klant doet. Dat is echt een vooruitgang voor je hele eventplanning.”
