Het opstellen en versturen van offertes voor evenementen; voor velen in de branche is dit een taak die veel tijd in beslag neemt. Met de beperkte informatie die je hebt moet je een evenement samenstellen en een goed voorstel uitwerken. Vaak lijken deze offertes dan meer op een brochure met alle mogelijkheden erin verwerkt, dan een helder overzicht voor de opdrachtgever.
De tijd tussen een aanvraag en een offerte
Vaak horen we van opdrachtgevers dat ze lang moeten wachten op hun offerte, waardoor ze meerdere offertes opvragen bij verschillende partijen. Daardoor wordt de kans kleiner dat ze bij jou het evenement gaan organiseren en neemt de kans toe dat de tijd die je geïnvesteerd hebt verloren gaat.
Knippen & plakken
Vaak begin je met een oude offerte die je aanpast naar het nieuwe evenement. Hierin worden regelmatig kleine details over het hoofd gezien, zoals verkeerde persoonlijke gegevens, niet afgesproken items of spelfouten.
De opdrachtgever krijgt zo het gevoel dat er onvoldoende aandacht is besteed aan zijn of haar aanvraag, waardoor de kans kleiner wordt dat het evenement door gaat. En dat is zonde.
Offerte binnen 5 minuten na de aanvraag verstuurd
Het versturen van offertes is één van de belangrijkste functionaliteiten van MICE Operations. Daarom hebben we uitgebreid met event planners besproken wat zij en hun opdrachtgevers belangrijk vinden aan het aanvragen, opstellen en versturen van offertes.
Vaak hoor je dat offertes die automatisch worden aangemaakt er niet mooi uitzien of onflexibel. Na ons onderzoek en feedback van onze gebruikers hebben we er voor gekozen om digitale offertes te introduceren. Zo heb je alle flexibiliteit van interactieve webpagina's en sluiten de documenten naadloos aan op je huisstijl. Door middel van korte template codes in je template kan het systeem automatisch informatie invullen en kun je de offerte direct vanuit MICE Operations versturen en kan de klant direct tekenen.
Het is ook mogelijk om verschillende planningen, kostenoverzichten en draaiboeken automatisch in de offerte op te nemen. Het resultaat hiervan is dat onze gebruikers doeltreffende offertes kunnen maken die uitgebreider zijn dan voorheen.
Want reken nu eens voor jezelf uit, hoeveel tijd zou jij besparen als offertes direct na aanvraag klaar zijn?