De evenementenindustrie verandert. Opdrachtgevers beslissen sneller, verwachten maatwerk en hebben weinig geduld voor ruis. AI ligt daarbij steeds vaker op tafel: soms als belofte, soms als zorg. Want wat betekent AI nu écht voor deze branche? Welke taken neemt het over? En hoe zorg je dat technologie ruimte maakt voor menselijke aandacht, in plaats van die weg te nemen? Dennis (CEO) en Kevin (Product Manager) van MICE Operations delen hun visie.
“Het beroep van eventplanner staat bekend als een van de meest stressvolle banen,” zegt Kevin. “Dat is logisch. Je bent creatief, uitvoerend en schakelt continu tussen opdrachtgevers, leveranciers en je eigen team. Je bent de spin in het web. Dat zijn vaardigheden die AI niet kan en ook niet moet overnemen.”
Daar ligt dan ook meteen een belangrijk onderscheid: AI is er niet om werk te vervangen, maar om werk te verlichten. “AI heeft een ondersteunende rol, omdat het nodig is. De toepassingen zijn er al jaren en worden steeds beter.” Kevin noemt voorbeelden als live-vertalingen tijdens internationale congressen of slimme matchmaking op events op basis van interesses.
Je bent creatief, uitvoerend en schakelt continu tussen opdrachtgevers, leveranciers en je eigen team. Je bent de spin in het web. Dat zijn vaardigheden die AI niet kan en ook niet moet overnemen.
Kevin, Product Manager
De markt wordt sneller en kritischer
Opdrachtgevers zijn kritischer en ongeduldiger dan ooit. “Veel locaties werken nog met statische formulieren en lange mailwisselingen,” zegt Dennis. “Dat sluit eigenlijk niet meer aan bij hoe mensen beslissingen nemen. Snel reageren is essentieel. Wie daarin niet meebeweegt, verliest aanvragen nog voordat er een gesprek plaatsvindt.”
Ook de vraag naar personalisatie stijgt, juist in een tijd waarin technologie de overhand heeft. “Klanten willen geen algemene brochure, ze willen zien wat er specifiek mogelijk is voor hun evenement. Concrete voorbeelden die relevant en to the point zijn.”
Besluitvorming wordt korter. Dat vraagt om een andere manier van werken en daar kan AI een belangrijke rol in spelen. Dennis schetst hoe het er anders uit kan zien: "Wanneer een klant je website bezoekt, kan een interactief gesprek helpen om sneller tot de kern te komen. Door door te vragen op het doel van het evenement, kun je direct relevante mogelijkheden tonen. De klant voelt zich begrepen en je voorstel sluit direct aan, zonder dat daar lange gesprekken voor nodig zijn. Dat verhoogt de gunfactor en versnelt de boeking aanzienlijk".
Minder herhaling, meer waarde voor de gast
Wat betekent AI dan voor de dagelijkse planning? “AI is extreem goed in informatie verwerken,” legt Kevin uit. “Gegevens verzamelen, aanpassen, samenvatten, terugvinden: het zijn taken die veel tijd, maar weinig creativiteit vragen.” Daar zit volgens hem de winst. Door repetitieve en tijdrovende taken uit handen te geven aan AI, ontstaat er ruimte voor wat evenementen waardevol maakt: persoonlijke aandacht, inhoudelijke kwaliteit en beleving.
AI helpt daarbij door gerichter te werken: de juiste doelgroep uitnodigen, het programma inhoudelijk beter laten aansluiten of door relevante communicatie na afloop. “Dankzij AI heeft de eventplanner van de toekomst simpelweg meer tijd om waarde toe te voegen,” zegt Kevin.
Van AI-hype naar een stevig fundament
Het gesprek over AI bij MICE is allesbehalve hype-gedreven. “We zien dat veel locaties tegen dezelfde vragen aanlopen over datakwaliteit, kosten en veiligheid,” zegt Kevin. “En vooral: wat levert het onder de streep echt op?” Volgens hem is dat een goede ontwikkeling. “De fase van experimenteren is voorbij. AI moet een duurzaam fundament worden dat structureel bijdraagt aan meer aanvragen en een hogere omzet.”
Over één ding zijn Dennis en Kevin het dan ook volledig eens. “De grootste misvatting is dat AI de rol van eventprofessionals overneemt", zegt Dennis. “Terwijl evenementen juist draaien om creativiteit, sfeer en beleving.” Kevin vult daarop aan: “AI is sterk in data en herhaling. Mensen zijn sterk in personalisatie en communicatie. Door AI slim in te zetten, krijg je daar juist meer ruimte voor.”
De grootste misvatting is dat AI de rol van de eventprofessional overneemt, terwijl evenementen juist draaien om creativiteit, sfeer en beleving.
Dennis, CEO
Technologie moet voor jou werken, niet andersom. Door slimme tools het regelwerk te laten doen, blijft er voor de eventplanner meer tijd over voor kwaliteit, creativiteit en een beter commercieel resultaat.