Changelog

Wat is er ontwikkelt in Mice?

Maart 2020

Eigen velden toevoegen

Het is nu mogelijk om je eigen velden aan het event dashboard toe te voegen om informatie in te voeren. Deze eigen velden kunnen worden toegevoegd als variabelen in offertes, documenten en berichten.

Meer informatie

Nieuwe beheeromgeving

De beheeromgeving is volledig vernieuwd om het instellen van je bedrijf nog makkelijker te maken. Producten, arrangementen en locaties hebben een speciale bewerkmodus gekregen om razendsnel de basisgegevens te wijzigen. Er is een handige capaciteitsmatrix bij gekomen om in één keer de capaciteit voor al je zalen in te voeren. En met de import en export voor producten staat je assortiment er zo in.

Draaiboek en kostenoverzicht

Er zijn de afgelopen tijd veel verzoeken binnen gekomen voor het draaiboek en kostenoverzicht in documenten. De tabellen zijn aanzienlijk compacter gemaakt en de opties zijn uitgebreid.

Notificaties van berichten

Als je een bericht van een opdrachtgever ontvangt via de mail, dan krijg je een notificatie in het systeem.

Offertes versturen naar meerdere contactpersonen

Bij het versturen van offertes en documenten kun je meerdere contactpersonen selecteren om de offerte naar meerdere personen uit te sturen.

Nieuw in rapportages

  • Annuleringsrapportage
  • Groeperen per evenement en locatie in het sales overzicht
  • In de rapportage is het filter evenementtype toegevoegd 

Nieuw in MICE Operations Pro

  • Mededelingen in kalender en bezettingsoverzicht.

Volgende update: facturatie

In de volgende update staat facturatie centraal. Er staan talloze verbeteringen op het programma, zoals: gebruiksvriendelijkheid verbeteren, een audit trail, UBL-format, mogelijkheden voor factuur-templates, facturen terugzoeken vanuit een evenement en nog veel meer.

Januari 2020

Updates event dashboard

Met het vernieuwde draaiboek hebben we een grote stap vooruit gezet om het draaiboek sneller en efficiënter op te bouwen. Deze maand zetten we de volgende stap in gebruiksgemak.

Deze maand hebben we vrijwel alle functionaliteiten voor het beheer van activiteiten en producten ook weer terug gebracht in de klassieke tijdlijn. Uiteraard wel in het vernieuwde jasje en met sterk verbeterde techniek.

Daarnaast hebben we een aantal belangrijke nieuwe features doorgevoerd die de gebruiksvriendelijkheid verder verbeteren:

  • Eenvoudig nieuwe activiteiten invoegen tussen andere activiteitblokken in het draaiboek.
  • Direct een activiteit verwijderen vanuit het activiteitblok.
  • De tijd van een activiteit kun je nu ook handmatig invoeren.
  • Duidelijker onderscheid tussen activiteiten.

Wil je weten wat de aanpassingen zijn in het draaiboek?
Bekijk onze video tutorial

Bericht-templates

Naast automatische en ingeplande berichten bieden we nu de mogelijkheid om templates voor berichten in te stellen. Onder de berichten van het evenement kun je deze templates selecteren om handmatig snel een veelgebruikt bericht te versturen.

Re: e-mails automatisch gekoppeld

Reacties van opdrachtgevers op e-mails worden nu automatisch gekoppeld en getoond in de berichten van het betreffende evenement. Zo heb je al het overzicht zonder je er druk over te maken.

  • Je krijgt automatisch een notificatie in MICE Operations wanneer er een bericht is binnen gekomen van een opdrachtgever. 
  • Deze e-mails worden ook gewoon via e-mail doorgestuurd zoals je gewend bent van andere berichten.

PDF-bestanden; sneller en beter

We hebben over de tijd gemerkt dat er nogal wat problemen waren bij het genereren van PDF-bestanden. Vooral bij grote offertes was het langzaam (en lukte soms helemaal niet) en gaf het in te veel gevallen problemen in de pagina-indeling van het bestand.

In deze update kunnen we eindelijk melden dat we dit hebben opgelost. De nieuwe module werkt tot 10x sneller en grote problemen in de pagina-indeling behoren tot het verleden.

Verbeteringen

  • Foutmeldingen voor berichten worden nu ook gemeld in je notificaties. Zo kun je direct handelen als een bericht niet afgeleverd kan worden aan de opdrachtgever.
  • Het is nu mogelijk om een dag van een evenement te dupliceren, met het bijbehorende arrangement, activiteiten en producten.
  • Je kunt nu een bevestigingsmail instellen die wordt verstuurd wanneer een gebruiker de aanvraagmodule heeft ingevuld.
  • We hebben ondersteuning toegevoegd voor productcodes en grootboeknummers. Deze komen terug in je facturenexport en facturatiekoppeling waar mogelijk.
  • Het verwijderen van evenementen is verbeterd. Gekoppelde offertes, documenten en taken worden nu ook verwijderd. Let op: Wanneer je openstaande of getekende offertes in het evenement hebt staan moet je deze eerst individueel intrekken en/of verwijderen.
  • Bij het wijzigen van de locatie kun je nu kiezen of je geen zaalhuur, de basisprijs of prijs uit het arrangement wilt toepassen.
  • Je kunt nu meerdere arrangementen per dag toevoegen aan je evenement. Handig als je een dag- en avond-arrangement wilt aanbieden bijvoorbeeld.
  • We hebben een aantal verbeteringen en opties doorgevoerd in de aanvraagmodule.

Opgelost

  • Het verwijderen van activiteiten werkte niet overal naar behoren. Dit is opgelost.
  • De taken van een evenement zijn nu ook zichtbaar voor gebruikers met de "staf" rol.
  • In de klassieke tijdlijn is het inspringen van overlappende activiteiten weer terug gebracht.
  • Er is meer ruimte gemaakt voor de inhoud van je draaiboek. Vooral op kleine schermen heb je hier veel profijt van.
  • In sommige gevallen kwamen delen van een evenement op de verkeerde dag terecht in de planning (kalender, bezetting).
  • Niet ingeplande evenementen kregen toch een datum in het draaiboek. Nu wordt dit correct weergegeven als "Datum onbekend".
  • Een aantal afrondingsproblemen in kostenoverzichten is opgelost.
  • Het handmatig toevoegen van factuurregels op basis van een product zorgde soms voor een fout in de interface. Dit is verholpen.
  • Talloze verbeteringen onder de motorkap.

November 2019

Vernieuwd event dashboard  🚀

De opbouw van het draaiboek in het event dashboard is volledig vernieuwd. De activiteiten zijn nu onder elkaar gevisualiseerd waardoor je direct een overzicht hebt van het programma en snel aanpassingen kunt doen. Zo kun je direct de titel en beschrijving van de activiteit aanpassen. De tijdlijn is verplaatst naar de bovenkant van het scherm en kun je per 5 minuten een activiteit aanmaken. Daarnaast is het mogelijk om producten in een activiteit te sorteren.

Berichten 💬

We hebben het berichtenscherm volledig opnieuw vormgegeven. Zo zie je direct of er problemen zijn met het afleveren van een bericht en kun je makkelijk door de berichten en notities heen bladeren.

Coming up: Vanaf komende maand zullen ook reacties van opdrachtgevers automatisch terug komen in berichten.

Status van berichten
Als je op de details klikt van een bericht zie je naar wie en wanneer het bericht is verzonden. Is de e-mail niet aangekomen? Dan krijg je bij het bericht een melding.

Gebundelde producten

Aan een product kun je nu meerdere producten toevoegen, voor bijvoorbeeld een uitbreiding of een keuzemenu. Productbundels kun je aanmaken bij productenbeheer.

Verbeteringen

  • Nu heb je een volledig overzicht van al je arrangementen in een arrangementencatalogus (ook als ze niet binnen de evenement type of aantal personen vallen).
  • Je kon een draaiboek al filteren op categorie, maar nu is het ook mogelijk om de activiteiten waar geen product in zit te verbergen. Op deze manier krijg je een overzicht met alleen de activiteiten die van toepassing voor het document.  
  • Een aantal elementen in de aanvraagmodule hebben een nieuw uiterlijk gekregen, zodat de opties beter gepresenteerd worden en duidelijker is wat men kan selecteren. Daarnaast is het mogelijk om het kostenoverzicht verschillende weergave te geven. (Coming up: een alternatieve manier om de aanvraagmodule in je website op te nemen)
  • Vandaag-knop boven de kalender en bezettingsoverzicht.
  • Arrangementenbeheer heeft dezelfde opbouw gekregen als het nieuwe event dashboard.
  • Offerte-opmerkingen worden getoond in berichten. 
  • Variabele voor locatie in berichten.
  • Locatiedetails inclusief variabele voor in berichten.

Augustus 2019

Terugkerende evenementen

Het is nu mogelijk om een evenement meerdere keren in een reeks te dupliceren. Per week, maand, dag of een aangepast schema. Het is nu allemaal mogelijk.

E-mailadres gebruikers overschrijven

Veel klanten hebben het verzoek ingediend om de (e-mail) reacties op berichten uit MICE Operations naar een centraal e-mailadres te laten sturen of voor de ene gebruiker wel en de andere niet.

Je kunt nu per gebruiker een specifiek e-mailadres instellen waar reacties naartoe worden gestuurd. Dit kan dus ook voor alle gebruikers in je organisatie events@bedrijf.com zijn.

Facturatie

  • Conceptfactuur aanvullen
    Bij het aanmaken van een factuur heb je de mogelijkheid om de factuur samen te voegen bij een bestaand concept factuur bedoeld voor dezelfde klant.
  • Dupliceren van conceptfactuur
    Het is nu mogelijk om een conceptfactuur te dupliceren op deze manier is het ook mogelijk om een factuur te splitsen.
  • Aanbetalingspercentage op de factuur
    Het aanbetalingspercentage wordt nu achter de productregel getoond.
  • Zoekfunctie facturen
    Via de zoekfuncties zoek je eenvoudig naar facturen op factuurnummer van klantnaam.
  • Datum van evenement
    Onder de factuurregels staat nu de datum waarop het product wordt geleverd of de datum van het evenement.
  • Reeds gefactureerd overschrijven
    Het is mogelijk om het riet gefactureerde bedrag te overschrijven bij het aanmaken van een nieuwe factuur. Zo begin je gewoon weer opnieuw als er iets mis is gegaan.

Upgrades en onderhoud servers

We hebben (groot) server-onderhoud verricht, waardoor de stabiliteit en prestaties van het systeem ook voor de toekomst gewaarborgd blijven.

Toevoegingen en verbeteringen

  • Als je contactpersonen toegang geeft tot een evenement wordt er een notificatie uitgebreiduurd. Indien gewenst kun je deze melding uitschakelen voor bestaande contactpersonen door dit in te stellen onder Beheer> Berichten.
  • De primaire locatie kun je nu aangeven in het evenementendashboard. Deze wordt als eerste getoond in de tijdlijn en zal ook worden gebruikt als "Locatie" in document-sjablonen.
  • Een product voor meerdere dagen maar niet herhaaldelijk inplannen? Bij de productinstellingen kunt u de producteenheid "dag" selecteren.
  • Er is een aantal lettertypes toegevoegd voor gebruik in de aanvraagmodule.

Opgelost

  • In een meertalig account werd het offerte-bericht soms niet in de juiste taal gezet. Dit is opgelost.
  • De status van het evenement wordt nu weer correct weergegeven vanuit de variabele in documenten.
  • Een probleem vanuit de aanvraagmodule met verwijzingen in Google Analytics is opgelost.

Juli 2019

Meerdere product spullen presenteren

Het was voorheen al mogelijk om in de templates een kostenoverzicht van draaiboek per categorie te maken. Nu is het mogelijk om meerdere categorieën te kiezen. Deze optie kun je ook in de weergave-opties van je planning gebruiken.

Beheer van producten en arrangementen

Eenvoudig je producten en arrangementen verwijderen van een nieuwe categorie toewijzen? Dat kan! Selecteer de producten van arrangementen die je wilt aanpassen en werk ze allemaal in één keer bij.

Relaties samenvoegen

Heb je relaties meerdere keren in je relatiebestand staan? Het is nu mogelijk om deze veilig samen te voegen zonder dat klanten van contactpersonen worden ontkoppeld van hun evenementen.

Let op: dubbele (contact) gegevens kunnen worden overschreven en relaties worden samengevoegd naar een geselecteerde relatie. De overige relaties in deze handeling worden verwijderd.

Dynamische variabelen

Als je een document aanmaakt of bewerkt blijven de variabelen in het document dynamisch. Op deze manier worden evenementgegevens, zoals bijvoorbeeld "aantal gasten", in het document automatisch geactualiseerd bij wijzigingen in het evenement.

Opgelost

  • Uitgebreide filters functioneren weer naar behoren in de planning en rapportage.
  • Kostenoverzicht en draaiboek laten de juiste inhoud zien bij het bewerken van een document.
  • Documenten konden niet worden verzonden als er geen contactpersoon gekoppeld was aan een evenement. Dit is opgelost.
  • In uitzonderlijke gevallen kon een gebruikersnaam met speciale karakters er voor zorgen dat het systeem niet bruikbaar was. Dit is opgelost.
  • Verbeteringen doorgevoerd voor het importeren van relatiebestanden.
    De handleiding

Juni 2019

Het draaiboek

De belangrijkste en grootste wijzigingen van deze update vind je in het draaiboek van je evenementendashboard. Het maken van complexe evenementen in meerdere zalen is hiermee veel verbeterd geworden.

Meerdere tijdlijnen
Per zaal kun je nu een eigen draaiboek maken. Hierbij is de 'plenaire' zaal die je in de oude situatie kon kiezen komen verv vervallen. Je kiest per activiteit een zaal. Vervolgens wordt automatisch een tijdlijn toegevoegd voor de gekozen zaal. Zo kun je eenvoudig verschillende locaties selecteren per dag.

Overlappende activiteiten
Het is nu mogelijk om activiteiten elkaar te laten overlappen, dit zorgt voor meer flexibiliteit in je planning.

Meerdere zalen met zaalhuur
Over alle zalen van je evenement kun je vanaf nu zaalhuur rekenen.

Toevoegingen en verbeteringen

  • BCC e-mailadres voor alle (automatisch) verzonden berichten. Zo weet je zeker dat e-mails zijn verzonden. Dit adres stel je in onder je bedrijfsinstellingen.
  • U kunt een afzonderlijk factuuradres instellen bij klanten. Dit adres wordt standaard gebruikt bij het opstellen en verzenden van facturen. De relatie-import is ook uitgebreid met deze velden.
  • In het kostenoverzicht en draaiboek van offertes en documenten kun je aangeven of je de prijzen inclusief BTW, exclusief BTW of volgens de instelling van het evenement (type) wilt weergeven.
  • Documenten kunnen nu altijd worden gewijzigd.
  • Het draaiboek en kostenoverzicht in documenten worden automatisch bijgewerkt na wijzigingen in het evenement. Zo heb je altijd het meest actuele document.
  • Gebruikers met de gebruikersrol "staf" kunnen documenten nu inzien.
    Documenten zijn niet meer afhankelijk van de taal van het evenement. Zo kun je documenten in elke gebruik taal gebruiken.
  • De instelling "E-mail versturen?" zorgde bij regelmatig voor verwarring in combinatie met de optie "Indien ingeschakeld voor contactpersoon". Deze instelling wordt vanaf nu alleen toegepast op ingeplande berichten.
  • Je kunt linksboven in het evenement dashboard nu zien wanneer een evenement aangemaakt of aangevraagd is.

Facturatie

De facturatiemodule heeft weer een aantal updates gekregen:

  • Taalselectie voor engelstalige facturen. Dit wordt automatisch ingesteld voor engelstalige evenementen.
  • "Ter attentie van" kan nu worden ingesteld bij het factuuradres van klanten en kan gewijzigd worden per factuur.
  • Bij klanten kun je nu een specifiek factuuradres instellen.
  • BCC e-mailadres (specifiek voor facturen) voor eigen administratie of scan en herken. Dit kun je instellen bij je facturatie-instellingen.
  • Grondslag van BTW-tarieven wordt vermeld op de factuur.
  • Een groot aantal kleine fixes en verbeteringen.

Mei 2019

Product spullen voor locaties en arrangementen

Veel gebruikers hadden het verzoek om zelf de productcategorie te kunnen kiezen voor locaties en arrangementen. Eindelijk kunnen we melden dat de categorie nu specifiek per locatie en arrangement in te stellen is. Zo heb je optimale flexibiliteit.

Invoer van prijzen

De invoer van prijzen is op de hielen MICE Operations gelijk getrokken en overzichtelijker gemaakt. Je wordt niet meer overdonderd met alle mogelijke BTW-tarieven, maar bepaald zelf welke tarieven relevant zijn.

Verbeteringen

  • Bij de aantallen in facturatieregels kun je nu met twee decimalen achter de komma werken werken.
  • Je kunt nu het aantal producten ook op 0 zetten, zodat je een product alleen ter kennisgeving op de offerte kunt zetten.
  • Het logo in e-mails stuurt gebruikers nu niet meer naar je MICE Operations-account, maar naar je website, indien die is ingesteld.
  • Ook hebben we diverse bugs onder de motorkap opgelost.

Maart 2019

Taken

  • Per evenement kun je genomen aanmaken, deze zijn gekoppeld aan een datum en een gebruiker in het systeem.
  • Je kunt voor jezelf genomen aanmaken maar ook voor andere gebruikers.
  • In de planning heb je een totaaloverzicht van de genomen in jouw organisatie of per gebruiker.

Rapportages

De Rapportages zijn verder uitgebreid, zodat u nu eenvoudig per periode de omzet en aantallen, per locatie, producten en arrangementen bekijken. Ook krijg je nu een beter beeld van de verkoopactiviteiten en omzet in verschillende rapportages.

Door middel van verschillende filterfuncties kun je eenvoudig een overzicht genereren van een bepaalde periode voor diverse doeleinde. Alle rapporten zijn nu te exporteren in Excel.

CRM-relaties

Je kunt nu leveranciers toevoegen aan je relatie bestand, hier kun je ook contactpersonen aan toevoegen. Heb je contacten die je wilt toevoegen aan het systeem? Je kunt een Excel bestand toevoegen met je bestaande relaties.

Documenten

Net als offertes kun je nu ook je documenten opslaan en versturen via het evenement dashboard.


MICE Facturatie

Direct je evenement omzet in een factuur? Gebruik MICE Facturatie.

Laatste updates

  • Factuurdatum kan handmatig worden aangepast.
  • De factuur berichten kun je voor verzenden aanpassen.
  • Je kunt extra e-mailadressen opgeven waar de factuur naartoe wordt gestuurd.
  • Selecteer van klant of opdrachtgever als factuuradres.
  • Factuur artikelen incl. van excl. btw bedragen weergeven.
  • Het toevoegen van bestanden bij het factuur bericht.
  • Het aanmaken van een factuur zonder deze te verzenden.
  • CSV-export voor het exporteren van de factuurgegevens.
  • Interne memo's bij de factuur plaatsen.

Gebruik je MICE Facturatie nog niet? Vraag naar de mogelijkheden via de chat! (€ 150, - excl. Btw per jaar)

Nieuwe opties en verbeteringen

  • Het verbergen van arrangement- en productprijzen in de aanvraagmodule.
  • Bij zalen zonder zaalhuurkosten wordt geen product meer aangemaakt via de aanvraagmodule.
  • Het klantenaccount is verbeterd
  • Afrondingen facturatie zijn verbeterd
  • Bij het aanmaken van een klant wordt het nu de juiste opdrachtgevers gezocht bij het aanmaken van een evenement.