Wavevents organiseert als evenementenbureau verschillende uitjes en activiteiten voor jong en oud in Scheveningen en Kijkduin biedt. Dit doet het bedrijf zowel voor particulieren als bedrijfsuitjes.
“Dit jaar hebben we drie keer meer uitjes uitgevoerd ten opzichte van vorig jaar, mede door onze nieuwe website met de aanvraagmodule. Daar plukken we nu de vruchten van. De module op onze website automatiseert het aanvraagproces voor beide partijen, wat heel fijn is. Daarnaast vindt de aanvrager door de module altijd een passend evenement ; opdrachtgevers reageren hier heel positief op. Mensen die nog niet weten wat ze willen organiseren of grote partijen die juist meer eisen en specifieke wensen hebben, bellen of mailen wel nog steeds, maar dan zetten wij het vervolgens direct zelf in MICE. Die personal touch houd je altijd, maar dat vinden we ook erg belangrijk. Toen we begonnen met MICE Operations, vonden we proces iets te geautomatiseerd. Daarom hebben we nu als protocol dat we altijd een aanvraag nog even nabellen voor de offerte eruit gaat.”
Meerdere locaties
Roel heeft naast Wavevents ook een kiteboardschool en is net begonnen met een strandtent. “Belangrijk is om het overzicht te houden. Het is daarom fijn dat je direct in de bezetting ziet welke evenementen in optie of al bevestigd zijn. In de planning staat alles helder onder elkaar; vroeger moesten we dat altijd opzoeken in een Excel-bestand en Google calender.”
“Op maandag kijken we wat er op de planning staat en wat er nog gedaan moet worden. We werken op meerdere locaties en het is daarom belangrijk dat iedereen een gedetailleerd draaiboek heeft en een lijst met wat er nodig is.”
De meeste tijdwinst zit in het feit dat na de aanvraag de offerte direct klaar is.
Roel Oude Avenhuis, eigenaar Wavevents
Tijdwinst
“De meeste tijdwinst zit in het feit dat na de aanvraag de offerte direct klaar is. Zijn er wat veranderingen, dan kun je het eenvoudig aanpassen en dan is het klaar. Het is belangrijk als ondernemer dat een systeem gebruiksvriendelijk werkt; als een medewerker met een systeem werkt en hij of zij vervolgens vertrekt is het fijn dat een nieuwe medewerker er direct mee aan de slag kan.”
Ontwikkelingen
“We kijken altijd hoe we ons verder gaan ontplooien. Op dit momentwillen we voornamelijk groeien in de zakelijke evenementen. Daarnaast moet je bijhouden wat populair en vernieuwend is; zo is Suppen dit jaar enorm gegroeid en wij zijn één van de weinige aanbieders. Grachten cleanups zijn nu ook heel populair.”