Hart Beach is een jaarrond strandpaviljoen waarbij de (surf)sport de basis is. Vanuit deze visie bestaat het concept uit een Surfschool, Surfshop, horecagelegenheid, evenementen en vergaderlocatie.
Variatie
“Door de breedte van ons concept zijn de aantallen, grootte en type evenementen divers. Hierdoor vereisen de verschillende aanvragen en evenementen elk een andere aanpak en invulling.”
Arbeidsintensief
“Voordat we met MICE Operations startten kwamen de meeste aanvragen via de mail en telefoon. Dan moet je vervolgens nog de offerte samenstellen en met de beperkte informatie die je hebt bedenken wat bij die groep past.”
Met de aanvraagmodule kunnen gasten een aanvraag plaatsen precies zoals ze het in hun hoofd hebben.
Paul Schuitema, Hart Beach
Alles binnen handbereik
“Met de aanvraagmodule kunnen gasten een aanvraag plaatsen precies zoals ze het in hun hoofd hebben. Alle opties en aanvullende informatie is binnen handbereik, zodat gasten direct voor zich zien hoe de dag eruit gaat zien. De aanvragen die via de mail en telefoon binnenkomen zijn vaak de wat complexere evenementen. Ook lopen er geregeld mensen spontaan binnen om te vragen naar de mogelijkheden. Die zetten we vervolgens in MICE.”
“Het grote voordeel van MICE is dat de bedrijfsvoering efficiënter gaat werken en dat direct alles is aangepast in de offerte en werklijsten als je iets in het systeem aanpast.”
Eenvoud
“De implementatie verliep heel soepel. We hebben ervoor gekozen om de basis door MICE erin te laten zetten. Hierdoor zijn we erg ontzorgd. Daarnaast kwamen zij nog met aandachtspunten om het systeem optimaal in te richten, wat we vervolgens hebben opgepakt. Het systeem is heel intuïtief en konden daardoor direct zelf aan de slag. Daarnaast worden vragen snel beantwoord; als we iets niet weten of willen optimaliseren is het fijn dat men zo goed benaderbaar is.
Voordat we live gingen hebben we MICE nog een check laten doen, om te kijken of alles optimaal is ingericht. We zijn net begonnen en we gebruiken nu de basis. Wel zijn we al bezig met de verdiepingsslag, om te kijken hoe onze eigen processen hierop optimaal aansluiten van aanvraag naar evenement tot de factuur.“
De ondersteuning van de processen die het systeem biedt past ook bij de ambitie om op het gebied van evenementen verder te groeien en daarbij speelt de aanvraagmodule ook een rol als extra verkoopkanaal.